在创设关于国税相关账簿资料的电磁记录的保存制度时，日本政府考虑到，为了应对新时代潮流的冲击，有必要允许纳税人保存从记录阶段起使用电脑处理的账簿资料的电子数据，以减轻纳税人保存账簿资料的负担。但是，由电脑处理的账簿资料不仅可以容易被不留痕迹地修改，且查看时还须额外配置导出及显示装置，如果在制度中不对此做出明确规定，这些问题必将威胁税收公平原则。

本指引中，启源将参照日本国税厅的资料，简要整理归纳日本公司在实施电子账簿保存法的相关规定时所面临的部分常见问题，提供给启源的现有客户及潜在客户作参考。另外，本所可协助提供日本株式会社注册服务，如有需要，可进一步联系本所专业顾问。

一、	使用市面上的会计软件进行会计记账工作、编制申报书的做法视同于保存国税相关账簿资料的电磁记录吗？

使用市面上的会计软件，且设置了读取装置（显示器）及会计软件系统概要书时，视为保存电磁记录。为了符合电子账簿保存法有关过少申报加算税的减免措施的规定，保存义务人除了向税务署提交备案之外，还应保证会计软件搭载可以确认编辑、删除电磁记录等的功能，如会计软件不具备类似功能，则不视为保存电磁记录。

二、	允许以电磁记录形式保存的国税相关账簿资料包括哪些？

允许以电磁记录形式保存的国税相关账簿只包括保存义务人自行安排的、从始至终使用电子计算机编制的账簿。对于手写编制的国税相关账簿，保存其电磁记录是不被承认的。

允许以电磁记录形式保存的国税相关资料包括保存义务人自行安排的、从始至终使用电子计算机编制的资料，亦包括编制的、接收的纸质资料的电子扫描件。

三、	对于销售收据等传票类的资料，允许保存其电磁记录吗？

销售收据等传票类的资料如果仅作为企业内部决策、整理用的资料，则不符合日本所得税法施行规则、法人税法施行规则规定之应保存资料，因此不适用电子账簿保存法。但是，此类资料如果是作为补充国税相关账簿的记载内容而编制的，则视为国税相关账簿的一部分（补充资料），保存义务人在满足电子账簿保存法第4条第1项及第5条第1项时，此类资料适用电子账簿保存法，允许保存其电磁记录。

四、	可以在课税期间中途才开始保存国税相关账簿资料的电磁记录吗？

对于国税相关账簿，原则上，保存义务人应在课税期间起始日设置账簿，并按顺序记录交易内容，因此不允许保存义务人在课税期间中途才开始保存国税相关账簿的电磁记录。对于国税相关资料，鉴于该等资料在编制完成后即可保存的特性，允许保存义务人在课税期间中途才开始，保存其后所编制国税相关资料的电磁记录。

五、	可以简要说明以电磁记录及COM（微型胶卷）形式保存国税相关账簿资料时需要满足什么条件吗？

保存国税相关账簿资料的电磁记录形式时，保存义务人应设置保存电子计算机处理系统的概要书、安装读取装置、添加下载功能等。保存国税相关账簿资料的COM形式时，除了满足上述电磁记录形式的条件之外，还应准备关于COM制作过程的资料、以及安装读取COM的装置。

六、	被认定为“优良账簿”有什么好处？

保存义务人在账簿被认定为“优良账簿”后，经向管辖区的税务署长提交适用备案书，有机会享受特定税额的减免优惠。

七、	如果电磁记录系统搭载了在线指引或在线帮助功能，可视为设置了操作说明吗？

如果电磁记录系统搭载的在线指引或在线帮助功能中含有与操作说明书同等的内容，且可以以整洁清晰的格式显示在画面或书面上，并可以迅速导出时，则视为设置了操作说明。

八、	保存义务人需要根据事业规模及产品性能设置数台显示器或扫描机吗？

对于显示电磁记录数据的显示器，以及导入交易电子信息的扫描机，虽然没有明确法律规定此类机器的性能及数量，但法律明确规定了保存义务人应迅速导出电磁记录数据，为满足该规定，如果日常经营中经常使用显示器，则应根据日常业务需要，调整显示器的数量。

九、	单个课税期间的电子账簿数据量过大，被迫将该课税期间的电子账簿保存在多个媒体里，导致无法搜索到该课税期间完整的账簿资料时，是否符合规定呢？

法定要求电子账簿系统搭载的搜索功能必须能够指定范围、设定条件，因此，原则上单个课税期间的所有电子账簿数据应保存在同一媒体中，以确保能够搜索到单个课税期间的所有电子账簿数据。

十、	法律上有制定关于保存电子账簿备份数据的规定吗？

日本法律上暂未制定有关保存备份数据的规定，但是，鉴于电磁记录具有较高大量损坏的风险，且容易随时间出现部分损坏问题，从确保保存期间中的可视性的角度出发，保存义务人可尽量保存电子账簿的备份数据，按需选任保存电磁记录的责任人，制定管理规则等等。

启源集团拥有经验丰富的专业团队，为客户提供日本公司的筹建、注册及各类签证的申请及后续维护、税务会计及薪资社保相关服务，有关详情请咨询我们的专业顾问。

参考资料：

1.   日本的会计制度简述

2.   日本会计・记账服务