日本電子帳簿保存法Q&A（上篇）
在創設關於國稅相關帳簿資料的電磁記錄的保存制度時，日本政府考慮到，為了應對新時代潮流的衝擊，有必要允許納稅人保存從記錄階段起使用電腦處理的帳簿資料的電子數據，以減輕納稅人保存帳簿資料的負擔。但是，由電腦處理的帳簿資料不僅可以容易被不留痕跡地修改，且查看時還須額外配置導出及顯示裝置，如果在制度中不對此做出明確規定，這些問題必將威脅稅收公平原則。
本指引中，啓源將參照日本國稅廳的資料，簡要整理歸納日本公司在實施電子帳簿保存法的相關規定時所面臨的部分常見問題，提供給啓源的現有客戶及潛在客戶作參考。另外，本所可協助提供
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一、
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使用市面上的會計軟件進行會計記賬工作、編制申報書的做法視同於保存國稅相關帳簿資料的電磁記錄嗎？
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使用市面上的會計軟件，且設置了讀取裝置（顯示器）及會計軟件系統概要書時，視為保存電磁記錄。為了符合電子帳簿保存法有關過少申報加算稅的減免措施的規定，保存義務人除了向稅務署提交備案之外，還應保證會計軟件搭載可以確認編輯、刪除電磁記錄等的功能，如會計軟件不具備類似功能，則不視為保存電磁記錄。
二、
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允許以電磁記錄形式保存的國稅相關帳簿資料包括哪些？
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允許以電磁記錄形式保存的國稅相關帳簿只包括保存義務人自行安排的、從始至終使用電子計算機編制的帳簿。對於手寫編制的國稅相關帳簿，保存其電磁記錄是不被承認的。
允許以電磁記錄形式保存的國稅相關資料包括保存義務人自行安排的、從始至終使用電子計算機編制的資料，亦包括編制的、接收的紙質資料的電子掃描件。
三、
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對於銷售收據等傳票類的資料，允許保存其電磁記錄嗎？
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銷售收據等傳票類的資料如果僅作為企業內部決策、整理用的資料，則不符合日本所得稅法施行規則、法人稅法施行規則規定之應保存資料，因此不適用電子帳簿保存法。但是，此類資料如果是作為補充國稅相關帳簿的記載內容而編制的，則視為國稅相關帳簿的一部分（補充資料），保存義務人在滿足電子帳簿保存法第4條第1項及第5條第1項時，此類資料適用電子帳簿保存法，允許保存其電磁記錄。
四、
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可以在課稅期間中途才開始保存國稅相關帳簿資料的電磁記錄嗎？
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對於國稅相關帳簿，原則上，保存義務人應在課稅期間起始日設置帳簿，並按順序記錄交易內容，因此不允許保存義務人在課稅期間中途才開始保存國稅相關帳簿的電磁記錄。對於國稅相關資料，鑑於該等資料在編制完成後即可保存的特性，允許保存義務人在課稅期間中途才開始，保存其後所編制國稅相關資料的電磁記錄。
五、
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可以簡要說明以電磁記錄及COM（微型膠捲）形式保存國稅相關帳簿資料時需要滿足什麼條件嗎？
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保存國稅相關帳簿資料的電磁記錄形式時，保存義務人應設置保存電子計算機處理系統的概要書、安裝讀取裝置、添加下載功能等。保存國稅相關帳簿資料的COM形式時，除了滿足上述電磁記錄形式的條件之外，還應準備關於COM製作過程的資料、以及安裝讀取COM的裝置。
保存義務人在帳簿被認定為「優良帳簿」後，經向管轄區的稅務署長提交適用備案書，有機會享受特定稅額的減免優惠。
七、
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如果電磁記錄系統搭載了在線指引或在線幫助功能，可視為設置了操作說明嗎？
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如果電磁記錄系統搭載的在線指引或在線幫助功能中含有與操作說明書同等的內容，且可以以整潔清晰的格式顯示在畫面或書面上，並可以迅速導出時，則視為設置了操作說明。
八、
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保存義務人需要根據事業規模及產品性能設置數台顯示器或掃描機嗎？
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對於顯示電磁記錄數據的顯示器，以及導入交易電子信息的掃描機，雖然沒有明確法律規定此類機器的性能及數量，但法律明確規定了保存義務人應迅速導出電磁記錄數據，為滿足該規定，如果日常經營中經常使用顯示器，則應根據日常業務需要，調整顯示器的數量。
九、
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單個課稅期間的電子帳簿數據量過大，被迫將該課稅期間的電子帳簿保存在多個媒體裏，導致無法搜索到該課稅期間完整的帳簿資料時，是否符合規定呢？
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法定要求電子帳簿系統搭載的搜索功能必須能夠指定範圍、設定條件，因此，原則上單個課稅期間的所有電子帳簿數據應保存在同一媒體中，以確保能夠搜索到單個課稅期間的所有電子帳簿數據。
十、
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法律上有制定關於保存電子帳簿備份數據的規定嗎？
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日本法律上暫未制定有關保存備份數據的規定，但是，鑑於電磁記錄具有較高大量損壞的風險，且容易隨時間出現部分損壞問題，從確保保存期間中的可視性的角度出發，保存義務人可儘量保存電子帳簿的備份數據，按需選任保存電磁記錄的責任人，制定管理規則等等。
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