従業員の人数、サービスの性質又は事業体の形態に関係なく、財務諸表に関する記録を正確且つ整理整頓で保管することは中小企業経営者の重要な義務の一つです。記録保管とは業務書類を法規通り年度ごとに保管することです。本稿では、中小企業の記録保管の重要性を検討し、内国歳入庁（IRS）による財務関連記録の保管要件について説明します。

1. 財務関連記録の保管の重要性
   
   

   (1)	業務進捗状況を把握する為 販売パターン、コスト変動、顧客のクレーム内容等の重要な財務関連又は財務以外のデータは記録によって反映されています。会社の管理部門は、保管された記録を通して業務進捗状況を確認し、必要な調整措置を取ることができます。
   (2)	財務諸表を作成する為 財務関連記録によって正確な財務諸表が作成されます。中小企業経営者が金融機関若しくは債権者との取引にも役立ちます。
   (3)	源泉所得を確定する為 記録により、事業主は現金又はその他の資産の所得のルートを確定でき、各所得を分類し、税務関係への影響も評価できるようになります。
   (4)	確定申告書を作成する為 事業主は記録を通して確認申告書その他関連する申告書を作成することができます。

   
   
2. 財務関連記録を保管しないことによる影響
   
   

   (1)	業績・状況が悪化になる 企業の業務及び財務状況を正確に評価するには、十分な記録が必要です。十分な記録とは業務活動への予測・コントロール・モニタリングに関する内外部の文書が含まれていることです。記録の保管ができていないと、売上や収益性の目標を達成できなかったり、資金管理方法が不適切になったり、予算が足りなかったりすることになりがちです。
   (2)	業務活動の効率性が悪くなる 中小企業は投資家、クライアント、仕入れ先、従業員、内国歳入庁等に応じて記録の提出を求められる場合があります。記録が保管されていない場合、情報の取得プロセスが長引きになり、企業の発展を遅らせる可能性があります。更に、内国歳入庁（IRS）は最大 20% の罰金を課す権利を留保します。
   (3)	盗難や詐欺から企業を守ることができない 資源への追跡、コントロール、保護には記録が非常に重要です。記録がないと、資産が盗まれる可能性があります。

   
   
3. 中小企業記録のカテゴリー
   
   内国歳入庁 (IRS) は企業に対して、下記の 6 つ以上の記録（この限りではない）を保管するように呼びかけています。
   
   

   (1)	総所得に関する記録 総所得とは企業の源泉所得のことです。総所得に関する記録書類とはレシート、領収証書、フォーム 1099-MISC 等所得の金額、日付、ルートを反映されているものです。
   (2)	仕入れ 仕入れとは、先に物を購入し後でクライアントに販売することです。仕入れに関する記録とはレシート、キャンセルされた小切手、そのた支払証明書又は電子資金送金記録などの取引に関する書類記録のことです。 添付書類には、受領者、支払金額、支払証憑、取引期日、商品の説明を明記する必要があります。製造企業の場合、仕入れには原材料又は製造工程に使われた部品が含まれる必要があります。
   (3)	経費 経費とは事業運営（仕入れを除く）に伴う支出のことです。経費に関する記録には取り消された小切手又はその他支払証憑若しくは電子資金送金記録及び口座明細書が含まれる場合があります。 添付書類によって受領者、支払金額、支払証憑、取引期日、商品の説明を明記されることで経費が事業目的で発生したのを証明できます。気をつけるべきところは税額控除できるのは経常、必要且つ合理性がある経費でなければなりません。内国歳入庁 (IRS) により個人的又は贅沢的支出の控除は禁止されています。
   (4)	旅費、交通費、接待交際費 仕入れ経費以外、旅費、交通費、接待交際費等経費は、事業活動に伴い発生し、レシートやマイルの記録に含まれる場合があります。金額、時間、場所、又は業務目的や関係性等の情報を裏付けることができる文書でなければなりません。 ただし、旅費、交通費、又は接待交際費が全て税額控除の対象となるわけではありません。内国歳入庁（IRS）により、ビジネス目的の食事会又は贈答品に関する控除要件については厳しい制限を設けられているのはその例の一つです。従って、事業主が上記の記録書類を保管することによって税務顧問は控除可能性を正しく判断することができます。ビジネス目的食事会や接待の控除に関するガイダンスについては、下記のURLをクリックして別の記事をご参照ください。 https://www.kaizencpa.com/jp/Knowledge/info/id/1590.html
   (5)	資産 資産とは機械や家具等企業内で使われている又は所有されている有形財産を指します。資産記録には購入・販売領収証書及び不動産の決算報告書請求書が含まれます。付随記録により事業資産に関する詳細情報を確実に証明され、年間減価償却費の計算や資産売却時の損益の確定も容易にできるようになります。
   (6)	雇用税 雇用税記録には、雇用主の識別番号、全ての給与金額、年金、年金の支払額と日付等その他の関連情報が含まれている必要があります。上記の記録について随時内国歳入庁 (IRS) による審査を受けなければなりません。

   
   
4. 中小企業の財務記録保管制度
   
   

   (1)	確定申告書の申告期限。 申告期限とは、中小企業が控除若しくは還付の申請のために確定申告書を修正できる期間又は 内国歳入庁が追加税を課す権限を行使できる期間のことです。書類の保管期間は書類に記録されている行動・支出、内容によって決まります。一般に、確定申告書の所得、控除又は相殺に関する記録は申告期限が終了するまで保管する必要があります。
   (2)	財産記録の保管ルール 一般に、資産記録は財産が処分される年度の法定申告期限が終了するまで保管されなければなりません。非課税交換の場合、旧財産又は新財産に関する記録は、新財産が処分される年度の法定申告期限が終了するまで保管される必要があります。記録に関する保管ルールについて毎年見直し、政府や専門家による委任の変更又は保管のコストを考慮しながら必要な調整を行うことをお勧めします。

参照：
https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/burden-of-proof
https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employment-tax-recordkeeping
https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p583.pdf