无论员工规模大小、服务性质或企业实体类型如何，保持准确有序的财务记录都是小企业经营者的一项重要义务。财务记录保存涉及有序、规范地存储业务记录。下文将探讨保存财务记录对小型企业的重要性，并概述美国国税局（IRS）规定的保存财务记录要求。

一、  财务记录保存的重要性

1. 监控业务进展
   
   文档提供重要的财务和非财务数据，如销售模式、成本波动和客户投诉。公司高管可以利用这些文档来评估业务的进展情况，并确定必要的调整措施。
   
   
2. 编制财务报告
   
   有了财务记录，就能编制精确的财务报表，这些报告是小企业经营者与金融机构和债权人互动的重要工具。
   
   
3. 确定收入来源
   
   企业主可以使用记录跟踪现金和其他资产的收入，以便对收入进行适当分类并评估相关的税务影响。
   
   
4. 准备纳税申报表
   
   记录为所有者提供适当准备报税表和相关文件所需的信息。

二、  不进行财务记录保存的后果

1. 经营业绩和状况不佳
   
   为了准确衡量一个实体的业务和财务状况，必须有充足的记录。这些记录应包括与预测、控制和监测活动有关的内部和外部文件。记录保存不善可能导致销售或盈利目标落空、资金管理不善或预算耗尽。
   
   
2. 企业运营效率低下
   
   小企业主可能需要应投资者、客户、供应商、员工和国税局的要求提供记录。如果没有记录，信息检索过程可能会很漫长，可能会阻碍企业的发展和进步。此外，美国国税局（IRS）保留对疏忽行为处以最高 20% 罚款的权利。
   
   
3. 无法保护企业免遭盗窃或欺诈
   
   记录对于资源追踪、控制和保护非常重要。如果没有记录，资产很容易被盗。

三、  小型企业财务记录的类别

美国国税局（IRS）建议企业保存以下至少（但不限于）六类记录：

1. 总收入记录
   
   总收入代表从企业获得的收入。记录文件包括收银纸收据、收据簿和 1099-MISC 表等，文件应清楚详细地记录总收入的金额、时间和来源。
   
   
2. 购置
   
   该购置是指购买物品并转售给客户。这可能包括交易的实物记录，如收银纸收据和注销支票或其他反映付款证明或电子资金转账的文件。
   
   随附证明文件应标明收款人、支付金额、付款凭证、交易日期和物品描述。就制造企业而言，购置应包括所有原材料或准备用于制造过程的零部件。
   
   
3. 开支
   
   开支是开展业务所产生的费用（采购除外）。开支记录可能包括已取消的支票或其他反映付款证明的文件或电子资金转账和账目报表。
   
   随附单据应注明收款人、支付金额、付款凭证、交易日期，并提供所购物品或服务的描述，以证明支出是出于业务目的。需要注意的是，要获得减税资格，费用必须是普通的、必要的和合理的。美国国税局（IRS）不允许扣除个人或奢侈开支。
   
   
4. 差旅费、交通费和礼品费
   
   除采购外，与业务有关的费用，如差旅费、交通费和礼品费，是在开展业务活动过程中发生的支出，这些费用可能记录在收银纸收据和里程记录中。证明文件必须证实这些支出的具体信息，如金额、时间、地点或说明以及业务目的或关系。
   
   需要注意的是，并非所有差旅、交通或礼品支出都完全符合减税条件。例如，美国国税局（IRS）对商务宴请和商务礼品的可抵扣性规定了严格的限制。因此，建议企业主保存完整的记录，以帮助税务顾问确定这些项目是否可以扣除。有关商务宴请和娱乐活动的可抵扣性指导，请参阅我们的其他文章：https://www.kaizencpa.com/chs/Knowledge/info/id/1590.html
   
   
5. 资产
   
   资产是指企业拥有和使用的有形资产，如机器和家具。资产记录包括购销发票和房地产结算单等。辅助记录对于证实企业资产的某些信息至关重要，便于计算年度折旧以及确定出售资产时产生的收益或损失。
   
   
6. 就业税
   
   就业税记录应包括雇主识别号、所有工资、年金和养老金支付的金额和日期等相关信息。要注意的是，就业税记录应随时供美国国税局（IRS）审查。

四、  小型企业财务记录保存制度

1. 提交商业申报表的时效期限
   
   时效期是指允许小企业经营者修改申报表以申请抵免或退税的时间范围，或者国税局有权评估额外税款的期限。文件应保留的期限取决于文件所记录的行动、支出或事件。一般来说，支持申报表中某项收入、扣除或抵免的记录应保存到申报表的时效期结束为止。
   
   
2. 财产记录保留规则
   
   通常情况下，记录应保存至财产处置当年的法定时效期结束。在非应税交换的情况下，与新旧财产有关的记录应保留到新财产处置当年的时效期满。建议每年对记录保留政策进行一次审查，并根据政府和专业授权的变化以及与记录保留的成本进行必要的调整。

参考资料:
https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/burden-of-proof
https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employment-tax-recordkeeping
https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p583.pdf