資料庫
- 監控業務進展
文檔提供重要的財務和非財務數據，如銷售模式、成本波動和客戶投訴。公司高管可以利用這些文檔來評估業務的進展情況，並確定必要的調整措施。
- 編制財務報告
有了財務記錄，就能編制精確的財務報表，這些報告是小企業經營者與金融機構和債權人互動的重要工具。
- 確定收入來源
企業主可以使用記錄跟蹤現金和其他資產的收入，以便對收入進行適當分類並評估相關的稅務影響。
- 準備納稅申報表
記錄為所有者提供適當準備報稅表和相關文件所需的信息。
- 經營業績和狀況不佳
為了準確衡量一個實體的業務和財務狀況，必須有充足的記錄。這些記錄應包括與預測、控制和監測活動有關的內部和外部文件。記錄保存不善可能導致銷售或盈利目標落空、資金管理不善或預算耗盡。
- 企業運營效率低下
小企業主可能需要應投資者、客戶、供應商、員工和國稅局的要求提供記錄。如果沒有記錄，信息檢索過程可能會很漫長，可能會阻礙企業的發展和進步。此外，美國國稅局（IRS）保留對疏忽行為處以最高 20% 罰款的權利。
- 無法保護企業免遭盜竊或欺詐
記錄對於資源追蹤、控制和保護非常重要。如果沒有記錄，資產很容易被盜。
美國國稅局（IRS）建議企業保存以下至少（但不限於）六類記錄：
- 總收入記錄
總收入代表從企業獲得的收入。記錄文件包括收銀紙收據、收據簿和 1099-MISC 表等，文件應清楚詳細地記錄總收入的金額、時間和來源。
- 購置
該購置是指購買物品並轉售給客戶。這可能包括交易的實物記錄，如收銀紙收據和註銷支票或其他反映付款證明或電子資金轉賬的文件。
隨附證明文件應標明收款人、支付金額、付款憑證、交易日期和物品描述。就製造企業而言，購置應包括所有原材料或準備用於製造過程的零部件。
- 開支
開支是開展業務所產生的費用（採購除外）。開支記錄可能包括已取消的支票或其他反映付款證明的文件或電子資金轉賬和賬目報表。
隨附單據應註明收款人、支付金額、付款憑證、交易日期，並提供所購物品或服務的描述，以證明支出是出於業務目的。需要注意的是，要獲得減稅資格，費用必須是普通的、必要的和合理的。美國國稅局（IRS）不允許扣除個人或奢侈開支。
- 差旅費、交通費和禮品費
除採購外，與業務有關的費用，如差旅費、交通費和禮品費，是在開展業務活動過程中發生的支出，這些費用可能記錄在收銀紙收據和里程記錄中。證明文件必須證實這些支出的具體信息，如金額、時間、地點或說明以及業務目的或關係。
需要注意的是，並非所有差旅、交通或禮品支出都完全符合減稅條件。例如，美國國稅局（IRS）對商務宴請和商務禮品的可抵扣性規定了嚴格的限制。因此，建議企業主保存完整的記錄，以幫助稅務顧問確定這些項目是否可以扣除。有關商務宴請和娛樂活動的可抵扣性指導，請參閱我們的其他文章：https://www.kaizencpa.com/cht/Knowledge/info/id/1590.html
- 資產
資產是指企業擁有和使用的有形資產，如機器和家具。資產記錄包括購銷發票和房地產結算單等。輔助記錄對於證實企業資產的某些信息至關重要，便於計算年度折舊以及確定出售資產時產生的收益或損失。
- 就業稅
就業稅記錄應包括僱主識別號、所有工資、年金和養老金支付的金額和日期等相關信息。要注意的是，就業稅記錄應隨時供美國國稅局（IRS）審查。
- 提交商業申報表的時效期限
時效期是指允許小企業經營者修改申報表以申請抵免或退稅的時間範圍，或者國稅局有權評估額外稅款的期限。文件應保留的期限取決於文件所記錄的行動、支出或事件。一般來說，支持申報表中某項收入、扣除或抵免的記錄應保存到申報表的時效期結束為止。
- 財產記錄保留規則
通常情況下，記錄應保存至財產處置當年的法定時效期結束。在非應稅交換的情況下，與新舊財產有關的記錄應保留到新財產處置當年的時效期滿。建議每年對記錄保留政策進行一次審查，並根據政府和專業授權的變化以及與記錄保留的成本進行必要的調整。
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