为了减轻纳税人保存国税相关账簿资料的负担，日本当局颁布了电子账簿保存法，允许相关纳税人保存账簿资料的电磁记录，并鉴于国税相关账簿资料的正确的保存处理是申报纳税制度的基础，为确保公平公正的课税，对于保存电磁记录这一行为设置了条件。

日本所得税法及法人税法规定，纳税人具有保存在交易中由交易对方发出、以及由己方交付予交易对方的发票、订单等资料副本的义务，但在电子交易接收、发出发票或订单时，纳税人容易忘记保存发票、订单的原始电子记录。针对这一问题，电子账簿保存法规定了纳税人对电子交易中接收、发出的各类交易信息的保存义务。

现如今，随着经济社会的数字化、企业内部管理的电子化进程的不断加速，企业生产性及记账水平的提升，国税相关账簿资料的电磁记录的保存方法仍需要根本性的改革，未来电子账簿保存法将继续不断更新。

本指引中，启源将参照日本国税厅的资料，简要介绍日本公司的电子账簿的保存方法，整理归纳不同种类账簿的保存规定，提供给启源的现有客户及潜在客户作参考。另外，本所可协助提供日本株式会社注册服务，如有需要，可进一步联系本所专业顾问。

一、  国税相关账簿

根据日本的电子账簿保存法，国税相关账簿包括日本所得税法第232条规定的账簿、法人税法第150条规定的账簿等具有设置、记账、保存的法定义务的账簿，以及酒税法第46条规定的账簿等在法条中仅具有记账义务的账簿。

实际中，即使对于法条中仅规定了记账义务的账簿，但记账前必然需要先设置，并在记账后直到正式决定或更正之前则需要保存，因此，在法律上仅有记账义务的账簿同样具有设置及保存的义务。

二、  电子账簿保存法

电子账簿保存法全称为“关于使用电子计算机编制的国税相关账簿资料的保存方法等的特例的法律”，主要规定有：

1. 在一定条件下，允许保存义务人仅保存在国税相关账簿中，使用电子计算机编制的国税相关账簿资料的电磁记录。
2. 所得税及法人税的保存义务人通过EDI交易或互联网完成电子交易时，对于因电子交易传递或接收的交易信息（例如在订单、发票等资料中记载的信息），应使用电磁记录予以保存。

有关电子账簿保存法的基本信息，请参考本所的【日本电子账簿保存法的概要】。

三、  账簿资料的保存方法

根据电子账簿保存法第4条、第5条及第7条，有关国税的账簿及资料的保存方法如下：

1. 账簿
   
   账簿包括分项账、现金出纳账、应收货款总账、固定资产台账、销售账、采购账等等。如保存义务人从始至终使用电子计算机编制账簿，则应保存由电子计算机导出的纸质账簿、或原始电子数据、或将电子计算机内储存的账簿数据导出记录的COM（微型胶卷）。如保存义务人使用手写等方式编制账簿，则应保存原始纸质数据。
   
   
2. 资料
   
   资料包括盘点表、资产负债表、损益计算书、订单、合同书、发票等等。如保存义务人从始至终使用电子计算机编制该等资料，则应保存由电子计算机导出的纸质账簿、或原始电子数据、或由将电子计算机内储存的账簿数据导出记录的COM。如保存义务人使用手写等方式编制账簿，则应保存原始纸质数据或扫描电子档（有一定的保存条件）。
   
3. 电子交易的交易信息
   
   因电子交易所接收或交付的订单、合同书、送达确认书、发票、报价单等，保存义务人应保存原始电子数据（有一定的保存条件）。

四、  电子交易

电子账簿保存法第2条第5号规定，使用电磁记录接收、交付交易信息的所有交易，不论通信手段如何，均属于电子交易，例如：

1. 电子数据交换（Electronic Data Interchange）交易
2. 通过互联网进行的交易
3. 通过电子邮件接收、交付交易信息的交易（包括通过电子邮件的附件）
4. 通过在互联网上开设网站，利用该网站接收、交付交易信息的交易

五、  电磁记录

电子账簿保存法第4条第1项、第5条第1项规定，有关国税相关账簿的电磁记录指，依法完成设置及保存、且可以导出成纸质资料的国税相关账簿的电磁记录。因此，只要电磁记录能符合该法规定，即使在电子计算机中编制了不同种类的电磁记录，保存义务人只需要任意选择并保存其中一类电磁记录即可。

另外，同法第2条第3项指出，电磁记录并非单纯的数据或用于记录数据的媒体，而是在特定媒体上可使用的、按特定顺序可读取的、处于记录及保存状态的数据。

六、  电子计算机

电子账簿保存法施行规则第2条第2项第2号及第6项第4号规定，设置及保存电磁记录时，应同步设置用于该电磁记录的电子计算处理的电子计算机。上述电子计算机，无须一定是编制电磁记录时使用的电子计算机，只要可用于导出数据等电子计算处理即可。

另外，国税相关账簿资料的电磁记录应保存在各税法规定的场所。实际中，保存义务人可能会使用信息处理中心或者聘请外部信息处理从业人士处理电磁记录，该情况下，如位于保存义务人保存账簿资料的场所的电子计算机，可以与处理电磁记录的电子计算机通过通信线路实现接续，显示调取的电磁记录画面及迅速导出数据，则视为该电磁记录保存在相关法律规定的场所。

七、  搜索功能

电子账簿保存法施行规则相关法条规定，保存义务人的电子账簿系统应具备搜索功能。该搜索功能可实现从积存的记录事项中筛选出符合设定条件（日期、金额、交易方等）的记录事项，并只显示筛选出的记录事项，且可以以工整清晰的形式导出，不允许存在无论设定何种条件均无法搜索出的记录事项。

另外，为确保搜索功能的运用，电子账簿保存法施行规则第2条相关法条规定，保存义务人应对国税相关资料的电磁记录采取具备规则性的命名方法（例如：交易年月日+交易金额+交易对方名称），或者编制EXCEL表格等索引账簿，通过EXCEL表格中的筛选功能搜索记录事项。

八、  出示及提交

根据电子账簿保存法，电子账簿的保存义务人应响应有关电磁记录的出示及提出要求。具体而言，例如税务署人员依法实施问询调查，要求保存义务人下载国税相关资料或电子交易信息的电磁记录时，保存义务人应在确保搜索功能完善的前提下，出示被要求下载的文件。如果保存义务人未下载所有被要求下载的文件，则视为未响应出示及提出要求。

九、  数据输入

根据电子账簿保存法施行规则第2条及第4条，保存义务人在收到国税相关资料后应在7个工作日内输入电子计算机，以防止资料篡改。保存义务人在输入资料时，需要输入国税相关资料的正面及背面的所有信息，包括任意印刷物、印字、手写的文字、数字、记号、符号等，也可以使用扫描机将国税相关资料扫描成电子账簿。

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参考资料：

1.   日本的会计制度简述

2.   日本会计・记账服务