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開曼群島豁免公司合規維護指引

開曼群島豁免公司合規維護指引

此文所述事宜,適用於根據開曼群島公司法註冊成立的豁免公司。正式註冊成立後,公司應根據法律的規定,妥善備存賬目,當公司的登記事項發生變動時通知公司註冊處等等。本文旨在簡單介紹開曼群島公司法就豁免公司所作出的一些合規維護規定。

一、  註冊辦事處地址

於開曼群島註冊成立的公司,需常年備有一個位於開曼群島的註冊辦事處地址。豁免公司的註冊辦事處地址通常由開曼群島的註冊代理提供。開曼群島豁免公司的註冊辦事處應該清晰顯示其公司名稱。

二、  周年申報表

自註冊成立第二年起,開曼群島豁免公司應每年向公司註冊處提交一份周年申報表。如果啟源是您的開曼群島豁免公司的管理人,啟源會負責為您編制及提交周年申報表,以及繳納年審費用。一般情況下,啟源會於周年申報表提交期限前最少兩個向您發出年審通知書,以便您有充分的時間支付年審費用。

開曼群島豁免公司,需要因應其註冊資本金之金額,在每年的1月31日或之前,分別向公司註冊處繳納854或3,132美元不等的年費。同時,還應該提交一份周年申報表。逾期提交周年申報表或繳納年費將招致罰款。

如果公司沒有在其註冊紀念日後的十二個月之內提交周年申報表或繳納年費,則公司將會被公司註冊處除名,而公司資產則將收歸開曼群島政府所有。

三、 登記冊

  1. 董事及高管登記冊

    開曼群島豁免公司需要於其註冊辦事處備存一份含有個人資料,包括姓名、住址、委任及辭任日期等資料的董事及高管登記冊。並且,公司應該向公司註冊處提交一份該登記冊。但登記冊不開放予公眾查閱。

    如果董事及高管登記冊發生任何變動,公司應該在變動發生後的60天之內通知公司註冊處,否則或會招致罰款。

  2. 股東名冊

    開曼群島豁免公司應於其註冊辦事處備存一份含有其每個股東之姓名及地址、所持有股份、出資金額、成為股東及停止成為股東之日期等資料的股東登記冊。

    股東名冊無需公開予公眾查閱,並且法律也沒有授權任何人查閱股東名冊。

    股東登記冊是法律規定或授權登記事項的表面證據。

  3. 按揭及抵押登記冊

    所有開曼群島豁免公司都需要在其註冊辦事處備存一份登記有對公司資產有影響的所有按揭及抵押,以及就登記冊上的每個按揭及抵押,記載每個按揭及抵押的簡單描述、金額及按揭及抵押方的名稱。公司需提供該登記冊供債權人及股東查閱。

  4. 會議記錄冊

    開曼群島豁免公司應確保其股東及董事會議的議程,以及所通過的決議案得以書面形式留存。

    公司應備存會議記錄冊。雖然公司法沒有規定公司必須備存會議記錄冊於去註冊辦事處,但大部分公司都會在其註冊辦事處備存會議記錄冊,以確保公司的記錄得以妥當保存。

、  變更登記事項

於開曼群島註冊成立的豁免公司,如對其登記事項作出變更,應於規定時間內通知貴司註冊處。不同的變更事項有不同的程序及通知期限。

豁免公司可以隨時通過特別決議案對其章程或名稱進行變更。該等變更於股東通過特別決議案時生效,但公司需於變更發生後的15天之內通知公司註冊處。不過,公司註冊處有權拒絕公司的新名稱或指示公司使用另一名稱。

豁免公司可以增加、合併或細分其股本。增加股本方面,公司只需要經由普通決議案即可實現。增資的生效日期是決議案的通過日期,但公司仍需要於增資後的30天之內以書面形式通知公司註冊處。

如果章程允許,公司可以通過股東特別決議案消減其註冊資本(仍未發行之股本)。公司也可以消減其已發行股本,如果其章程允許,並且股東投票通過決議以及得到法院確認。公司在某些情況下,也可以回購其股份,從而達到消減資本之目的。

董事及高管的個人資料,例如護照編號、姓名及住址如有發生變動,公司應該在變動發生後的30天內通知公司註冊處。

五、  董事的責任和權力

開曼群島豁免公司通常會於其章程作出規定,把管理公司的權力下放給董事會。股東通常不參與公司的管理事務(對大型或上市公司而言)。

董事會對公司附有忠實義務。此等忠實義務包括:
  1. 以公司的最大利益行事;
  2. 以合適的目的行事;
  3. 不得束縛董事的酌情權;
  4. 應避免發生利益衝突;
  5. 不得以其董事身份謀取私利
  6. 公平對待所有股東;及
  7. 以技巧及努力行事;

董事(會)只對公司本身負有上述責任,而不對任何單一股東負有上述責任。如果董事破壞了任何該等責任,則可能需要承擔個人責任。

六、  賬目

開曼群島豁免公司應確保其備存妥善的、足以真實及公允的反應公司財務狀況的賬目及解釋其下列交易的會計憑證:
  1. 公司收取或者支付的所有款項及該等款項所涉及的事宜;
  2. 公司所銷售及購買的所有貨物;及
  3. 公司的資產及負債。

上述賬目及會計憑證的保存期限不得少於五年。

開曼群島沒有統一適用的一般公認會計準則,因此,公司有權選擇其認為合適的會計準則編制其財務報表。一套完整的、根據某一司法管轄區(香港或新加坡等地)的一般公認會計準則編制的財務報表通常會包含財務狀況表、損益帳、現金流量表及註釋等報表。

如果豁免公司沒有因從事需取得許可或牌照的業務而受其他法律規管,公司無需提交財務報表予任何開曼群島的政府部門,也無需聘請審計師審計其財務報表。

啟源是香港註冊的會計師事務所,可以為客戶以香港或新加坡或美國的一般會計準則編制其開曼群島公司的財務報表,也可以提供財務報表審計服務。

七、  股東的責任

股東有義務向公司支付其認購股份時承諾的出資額,如果仍未全額出資的話。除此之外,股東對公司的債務不承擔任何責任。如股東並未全額出資,則當其收到公司的出資通知時,應在公司的規定期限內出資,否則其所持有之股份可能會被沒收。

現實中,大部分公司在辦理註冊或者辦理股份發行時,都是以全額支付之條款辦理,因此相關條款意在說明股東如果已經全額出資,就不再有任何出資義務。

八、  轉讓權益(股份)

開曼群島豁免公司的章程通常會對其股份是否可以自由轉讓作出規定。通常,豁免公司的股權轉讓需要得到董事會的事先同意。因此,當股東轉讓其所持有開曼群島豁免公司的全部或部分股份前,應先行通知董事會,並取得其同意。股權轉讓手續完成後,公司需要即時更新其股東登記冊。

公司可以發行不記名股票,但是公司對不記名股票的發行和存放做有作出嚴格的規定。不記名股份通常只可以發行給認可的保管商。

豁免公司可以持有庫藏股。

開曼群島政府不對股份轉讓徵收印花稅。

九、  分配盈餘

除非章程另有規定,豁免公司可以通過派發股息向股東分配盈餘。公司只可以從利潤或資本公積賬戶之中派發股息(並且,公司在股息派發日的後一天可以償還其債務)。

十、  稅負

豁免公司可以取得20年無需納稅的擔保(雖然現時開曼群島政府沒有對豁免公司開徵任何稅項)。但是,豁免公司應該可以正式向開曼群島政府申請並取得「稅務豁免證書」,以防開曼群島政府對豁免公司的所得或利潤開徵稅項。

十一、經濟實質申報

開曼群島的《國際稅務合作(經濟實質)法案》已於2019年1月1日生效。此法案要求法人實體於每年報告和提交有關企業業務的相關信息。如公司經營指定相關活動範圍,公司需要在開曼群島中建立一定程度的經濟實質,以防止利潤轉移。如公司經營指定相關活動範圍,公司亦需每年完成經濟實質申報,額外申報費用會按相關活動的種類而定。

十二、實益擁有權登記冊

開曼群島政府於2017年6月30日起引入實益擁有權登記冊制度。根據該規定,所有於開曼群島註冊成立的實體(除非獲得豁免),都應該編制及備存實益擁有權登記冊(Beneficial Owner Register)。實益擁有權登記冊不供公眾查閱。

實益擁有權是指擁有公司實益擁有權和最終控制權的人。實益擁有權可為個人,也可為法人實體。公司可登記的實益擁有權通常:
  1. 直接或間接共持有25%以上的股份或股東權益;
  2. 直接或間接共持有25%以上的投票權;
  3. 直接或間接擁有任命或罷免大部分董事或管理人的權利;

十三、解散

豁免公司可以通過自願或強制清盤而委任一名清盤官對公司進行清盤解散,或向公司註冊處申請除名。關於開曼群島豁免公司的解散和除名,請參閱本所編制的指引或與本所的專業顧問聯繫垂詢。

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