马来西亚公司可透过召开会议讨论和决定重要的事项。会议的类型包括股东大会、董事会会议、债权人会议、管理层会议等。其中，马来西亚公司最常召开的会议是董事会会议。  

公司的董事会负责公司的管理，因此他们必须定期召开会议做出战略决策、监督公司的管理并确定公司的发展方向。尽管董事决议可以书面形式通过，但透过董事会会议，董事们可以聚集在一起做深入讨论、收集不同意见、审议和解决与公司业务相关的事务、更新公司当前状况和协作集思广益。当公司面对重要事项需要做出紧急决策时可以在定期会议之间召开临时董事会会议。

一、  董事会会议通告

董事或秘书有权应董事的要求召开董事会会议。董事会会议通知必须发送给每位在马来西亚境内的董事，会议通知应包括会议的日期、时间、地点以及议程内容。

二、  召开董事会会议的方法

董事会会议可以通过以下其中一种方式举行：

1. 面对面会议。这是指董事们在指定的会议地点、日期和时间，组成法定人数，进行会议。
2. 视讯会议或电话会议。利用音频、视觉或音视频通信方法，连接位于不同地点的董事上线参加会议。这种方法的缺点是网路不稳定可能会干扰会议的进行。

三、  董事会会议程序

董事会会议的程序如下：

1. 董事会成员应根据需要决定每次董事会会议的时间和地点。
2. 公司秘书应与主席协商，准备董事会会议议程，连同会议相关材料分发给每位董事会成员。每位董事会成员应在会议前收到合理的书面通知，建议至少在会议日期前7个工作日。除非经董事会成员书面同意，否则不可免除此会议通知要求。
3. 公司章程通常规定董事会会议的法定人数由董事会决定。如果未作明确规定，则应为董事的多数人数。在公司章程没有明确规定且董事没有设下法定人数的情况下，那么通常出席开会的董事人数将构成会议的法定人数。
4. 董事有权选择会议主席并规定其任职期限。如果未选出会议主席或者主席未能在会议预定时间的15分钟内出现，出席会议的董事们可选择其中一人主持会议。

四、  董事会会议表决

董事会会议的表决程序应按以下方式进行：

1. 除非公司章程另有规定，否则在董事会会议上做出的决策应以多数票通过 。
2. 每位董事有一票表决权。
3. 在票数相等的情况下，除非公司章程另有规定，会议主席拥有决定性投票权。
4. 对于在公司交易中有直接或间接利益的董事必须申报其利益，不参与讨论并且放弃投票权。该董事所投的任何票将被视为无效，但该董事仍然可被计入董事会会议的法定人数。

五、  董事会会议记录

若所有董事均确认董事会会议记录的内容准确无误，这些记录将作为证明该会议已遵守所有必要程序的充分证据。所有董事会会议记录应按以下方式记录和保存：

1. 董事会会议记录的草案应在会议召开后7天内分发给全体董事。
2. 一经董事会确认后，最终版的会议记录将由该会议或下个董事会会议的主席签署。
3. 已签署的董事会会议记录应存档在会议记录册中。

六、  董事会书面决议

除了以召开董事会会议的方式通过决议外，公司章程一般会规定，由全体或大多数董事签署通过书面的决议，或通过传真、电子邮件或其它形式批准的决议，一样具有效性和效力，就等同于在董事会会议上通过一样。

此类决议可被打印成多份或同时发给不同董事签署。董事们分开签署的书面决议将被组成一份完整的文件记录在董事会会议记录册中。

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