資料庫董事或秘書有權應董事的要求召開董事會會議。董事會會議通知必須發送給每位在馬來西亞境內的董事，會議通知應包括會議的日期、時間、地點以及議程內容。
董事會會議可以通過以下其中一種方式舉行：
- 面對面會議。這是指董事們在指定的會議地點、日期和時間，組成法定人數，進行會議。
- 視訊會議或電話會議。利用音頻、視覺或音視頻通信方法，連接位於不同地點的董事上線參加會議。這種方法的缺點是網路不穩定可能會干擾會議的進行。
董事會會議的程序如下：
- 董事會成員應根據需要決定每次董事會會議的時間和地點。
- 公司秘書應與主席協商，準備董事會會議議程，連同會議相關材料分發給每位董事會成員。每位董事會成員應在會議前收到合理的書面通知，建議至少在會議日期前7個工作日。除非經董事會成員書面同意，否則不可免除此會議通知要求。
- 公司章程通常規定董事會會議的法定人數由董事會決定。如果未作明確規定，則應為董事的多數人數。在公司章程沒有明確規定且董事沒有設下法定人數的情況下，那麼通常出席開會的董事人數將構成會議的法定人數。
- 董事有權選擇會議主席並規定其任職期限。如果未選出會議主席或者主席未能在會議預定時間的15分鐘內出現，出席會議的董事們可選擇其中一人主持會議。
董事會會議的表決程序應按以下方式進行：
- 除非公司章程另有規定，否則在董事會會議上做出的決策應以多數票通過 。
- 每位董事有一票表決權。
- 在票數相等的情況下，除非公司章程另有規定，會議主席擁有決定性投票權。
- 對於在公司交易中有直接或間接利益的董事必須申報其利益，不參與討論並且放棄投票權。該董事所投的任何票將被視為無效，但該董事仍然可被計入董事會會議的法定人數。
若所有董事均確認董事會會議記錄的內容準確無誤，這些記錄將作為證明該會議已遵守所有必要程序的充分證據。所有董事會會議記錄應按以下方式記錄和保存：
- 董事會會議記錄的草案應在會議召開後7天內分發給全體董事。
- 一經董事會確認後，最終版的會議記錄將由該會議或下個董事會會議的主席簽署。
- 已簽署的董事會會議記錄應存檔在會議記錄冊中。
除了以召開董事會會議的方式通過決議外，公司章程一般會規定，由全體或大多數董事簽署通過書面的決議，或通過傳真、電子郵件或其它形式批准的決議，一樣具有效性和效力，就等同於在董事會會議上通過一樣。
此類決議可被打印成多份或同時發給不同董事簽署。董事們分開簽署的書面決議將被組成一份完整的文件記錄在董事會會議記錄冊中。
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