美國公司註冊文件的介紹(二)
在美國,公司註冊成立之後會收到一份政府發放的註冊文件。每個州的公司註冊文件名稱可能不一樣,例如「Article of Incorporation」; 「Article of Organization」; 「Certificate of Incorporation」等。同時,每個州對註冊文件的條款中必須包含的信息和可以包含的信息作了區分。下面的文章將對美國股份有限公司公司註冊文件中的信息進行簡單介紹。
一、 強制性規定條款
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《商業公司法》中的強制性規定較為寬鬆,只要求四項內容:
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註冊文件中必須提供公司名稱,而且公司名稱必須符合《商業公司法》的要求。該法規要求公司名稱不得混淆公司將從事的業務(例如,如果不從事銀行業務,則名稱中不得包含 「銀行 」一詞)。《商業公司法》只允許使用四個此類詞語後綴:company, corporation, incorporated或limited,或縮寫 「co.」、「corp.」、「inc. 」或 「ltd」。也就是說公司名稱中必須包含這些指定詞語或縮寫,以表明它是一家公司,從而表明所有者承擔有限責任。
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公司註冊文件必須說明授權公司發行的股票數量。
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註冊文件必須提供註冊辦事處的街道地址和初始註冊代理的名稱。這一要求可確保在特定地點(營業時間內)有專人代表公司接收法律通知(包括送達訴訟文書和稅務文件)。註冊辦事處可以但不必須是一個實際的商業辦事處。同時,公司必須將註冊代理人或註冊辦事處地址的任何變更通知州務卿。
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公司註冊文件必須載明公司註冊人的姓名和地址
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其他的強制性規定條款
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公司名稱
關於公司名稱,許多州都要求不允許與已獲准在該州開展業務的其他企業名稱過於相似。州務卿負責監管公司名稱登記處,該登記處可在線訪問。由於公司名稱是按先到先得的原則處理的,因此許多州允許在一定時間內保留擬議的公司名稱,但需要支付相關費用。
只要不使用與其他企業具有混淆性的名稱進行不正當競爭,公司就可以使用化名(assumed name)開展業務。許多州都有 「化名法規」,根據該法規,企業可以用其 「官方 」名稱以外的名稱開展業務。這些法規通常要求企業提交一份聲明,披露誰在實際經營企業。因此,ABC 公司在遵守此類假定名稱法規後,可以以 XYZ 公司的名義開展業務。
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股票信息
關於股票,除了法定股票聲明外,許多州還要求提供不同類別股票的詳細信息,包括每類股票的特點和每類股票的數量。
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存續證明
有些州要求提供公司存續期聲明。這通常意味着在這些州企業將永久存在。公司的優勢之一是存在的連續性,公司在解散或與其他實體合併之前一直存在。而《商業公司法》假定公司永久存在,因此不要求說明期限。註冊文件可規定年限或其他較短期限。
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宗旨聲明
如今,在大多數州,公司註冊文件都可以提供一般性的宗旨聲明,例如: 「本公司可從事所有合法業務"。然而《商業公司法》並不強制要求宗旨聲明,因為它假定公司可以從事所有合法業務。如果各方希望將業務限於特定活動,可以在註冊文件中提供聲明。但有幾個州不接收一般性的宗旨聲明。例如在亞利桑那州,註冊文件必須包括 「關於公司最初打算在本州實際開展的業務性質的簡要說明」。
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二、 許可條款
律師應與客戶討論需要在註冊文件中額外加入哪些條款,包括是否在註冊文件中指定初始董事(而不是在公司成立後由公司註冊人選舉董事);以及使用累積投票,這有助於小股東在董事會中獲得代表權。
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優先購買權
優先購買權允許現有股東在公司發行股票時通過購買新股票來維持其所有權比例。在某些州,除非公司註冊文件將其取消,優先購買權僅存在於緊密型公司中。在其他州,如《商業公司法》所示,只有在註冊文件規定的情況下才存在優先購買權。
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免責法規
絕大多數州允許公司註冊文件免除董事在某些情況下對公司或其股東的損害賠償責任,基本上,這些免責法規只適用於違反 「注意義務 」的情況。
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董事會及股東信息
註冊文件允許修改董事會和股東會議的法定人數和投票要求。註冊文件還可規定董事的交錯任期。在緊密型公司中,律師和客戶應討論擬採用的管理模式。這類企業可以選擇按照傳統模式將管理權分配給董事會,也可以在註冊文件中規定由股東或其他人管理。
參考資料:
[1] Richard D. Freer. The law of corporations in a nutshell. West Pub. Co, 2020.