資料庫日本政府決定起用個人編號制度的重點主要為以下3點：
- 提高國民便捷性
個人編號制度施行前，日本居民需要前往市區町村辦公廳、稅務署、社會保險事務所等多家政府機關，以取得辦理行政手續所需的資料。個人編號制度施行後，減少了辦理社會保險、稅務相關的行政手續所需的資料（如納稅證明書等），簡化複雜的手續。
- 提高行政辦公效率
個人編號制度施行後，日本國家級及地方級行政辦公廳要求行政手續辦理人出示個人編號，並要求辦理人在申請書上填寫個人編號。國家政府及地方政府落實信息共享後，以往費時費力的信息核實、信息轉記將被取締，人力物力將大幅削減，減少發生手續辦理過程中的人為失誤，提高行政辦公速度。
- 實現社會面公平公正
政府可通過個人編號，獲取更加準確的日本居民收入、稅負、社會保險等信息，防止不法分子騙取、冒領社會保障福利，有利於向真正需要補助的人群開展各類有着較強針對性的支援措施。
2015年10月至2020年5月25日，地方政府會使用簡易掛號郵件，向持有住民票之日本居民郵寄（個人編號）通知卡（日文「通知カード」）。
通知卡為紙質卡片，記載有持卡人的個人編號、姓名、性別、居住地址，但是未貼有持卡人相片，因此僅作個人編號確認之用，無法作為身份證明文件，需要進行實名認證時，還需與駕駛許可證、護照等身份證明文件一同提供。
通知卡的簡易掛號郵件內，包括有通知卡（含通知卡本體、個人編號卡交付申請書、電子證明書發行申請書等）、說明冊及個人編號卡交付申請書的回信信封。雖然通知卡於2020年5月25日廢止，但通知卡仍可以作為日本居民的個人編號證明文件使用，且持有通知卡及個人編號卡交付申請書的日本居民仍可使用上述文件申領個人編號卡。如遺失通知卡，持卡人仍可以向市區町村政府申請重新發出。
令和2（2020）年5月25日起，個人編號的通知方法將由原先的郵寄通知卡改為郵寄「個人編號通知書」（日文「個人番號通知書」）。
變更通知方法的原因為日本居民在變更居住地址時，現持有的通知卡所記載之居住地址須更新，增加了該日本居民及市區町村辦公廳的職員的人力、時間負擔，因此廢除通知卡，改用僅記載個人編號、姓名、出生年月的個人編號通知書。日本居民變更姓名、居住地址時，無需申請變更個人編號通知書。
個人編號通知書無法像通知卡作為個人編號證明文件使用。持有個人編號通知書之人士應額外提供記載個人編號的住民票副本、或者住民票記載事項證明書，以作為個人編號證明文件。另外，個人編號通知書遺失後無法申請重新發出。
與通知卡相同的是，與個人編號通知書一同寄出的文件含個人編號卡交付申請書及個人編號卡交付申請書的回信信封等，可用於申請領取個人編號卡。
日本居民提交個人編號卡交付申請書後，可免費獲得（當面交付時）記載有姓名、照片、居住地址、出生日期、性別等的個人編號卡（日文「マイナンバーカード」）。個人編號卡為塑膠材質，正面附有照片，可作為身份證明文件使用；背面記載有12位數的個人編號，用於各法令及條例規定之行政手續。卡面的IC晶片可用於在線實名認證，將在日後的信息化社會起到重要作用。
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