日本电子账簿保存法Q&A（下篇）
日本商界在经历信息化、无纸化浪潮后，使用电子计算机编制账簿资料的会计处理方式已经普及，以经济界为首的相关各界强烈希望官方能够接受账簿资料以电子数据及微型胶卷的形式以保存。当时，日本政府在接收到上述诉求后，果断通过、决定了规定缓和推进计划、紧急经济对策、市场开放问题投诉处理对策等措施，在1997年度末正式允许账簿资料的电磁记录保存方法。在1998年，日本政府总结相关各界的诉求、结合政府全体的构造，从公平公正、减轻负担的角度，正式创设了关于国税相关账簿资料的电磁记录的保存制度。
本指引中，启源将参照日本国税厅的资料，简要整理归纳日本公司在实施电子账簿保存法的相关规定时所面临的部分常见问题，提供给启源的现有客户及潜在客户作参考。另外，本所可协助提供
日本株式会社注册服务，如有需要，可进一步联系本所专业顾问。
一、
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对于使用电子计算机处理国税相关账簿的要求，允许保存义务人委托给记账代理从业者吗？
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委托记账代理从业者使用电子计算机处理国税相关账簿的做法是被允许的。虽然电子账簿保存法第4~5条规定保存义务人应“自行”使用电子计算机编制国税相关账簿，但此处的“自行”表达的意思为“保存义务的责任主体在于保存义务人”，电子计算处理工作并非一定需要由保存义务人执行，保存义务人委托给会计事务所等记账代理从业者的情况仍然符合“自行”情况。
二、
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保存义务人在课税期间中不记账，等到课税期间后再委托记账代理从业者一次性编制整个课税年度的账簿，并由记账代理从业者保存已编制的电磁记录，是否可行？
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虽然允许保存义务人委托记账代理从业者电子计算处理国税相关账簿，但不允许保存义务人在课税期间中不记账，直到课税期间后在将全年度的记账工作一次性委托给记账代理从业者。
原因在于，保存义务人原则上应从课税年度起始日就设置好国税相关账簿，根据一定规则按顺序记录并保存，即使在委托给记账代理从业者时亦不例外。保存义务人应定期收到记账代理从业者处理的电磁记录，并在保存场所设置好显示器，如果在课税期间后才一次性委托全年度的记账工作，则在课税期间中违反了“随时将电磁记录导出在显示器”之条件。
此外，保存义务人应根据各税法的要求设置电磁记录的保存地点，不允许保存在记账代理从业者的所在地。因此，即使委托记账代理从业者，保存义务人也应该在各税法（所得税法、法人税法等）规定之保存场所（例如办公室所在地），设置可导出、显示国税相关账簿的电磁记录的电子计算机、显示器等设备。
三、
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如果只保存了由电磁记录转换成的图片文件或PDF文件，能应对税务人员的调查吗？
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税务人员在调查时会要求保存义务人出示或提供电磁记录。如果保存义务人在接受税务人员的调查时仅提供了电磁记录的图片文件或PDF文件，一般情况下，税务人员将判断该保存义务人的电子账簿保存系统欠缺搜索性，即保存义务人保存的电磁记录不满足法定保存条件。因此，保存义务人在面对税务人员的调查时通常需要提供CSV格式文件，甚至有可能需要提供电磁记录的记忆媒体。
四、
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保存国税相关资料的电磁记录时，如果在由电磁记录导出的请款单上手写了新的附加信息并交付给交易对方，是否应保存写有附加信息的纸质资料？
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使用电磁记录保存的国税相关资料必须是保存义务人自行从始至终使用电子计算机编制成的资料，因此，将使用电子计算机编制成的请款单导出成纸质资料后，再手写附加了新的信息时，该请款单不再符合“从始至终使用电子计算机编制成的”的条件，所以应保存附加了新信息的纸质资料。
五、
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保存国税相关资料的电磁记录时，如果在电磁记录导出的请款单上加盖了公司代表印章，是否应保存加盖了公司代表印的纸质资料？
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将使用电子计算机编制成的请款单导出成纸质资料后仅加盖了公司代表印时，只要除此之外未额外添加、修改信息，则仍视为“保存义务人自行从始至终使用电子计算机编制成的资料”，所以可保存加盖了公司代表印的请款单的电子扫描件。
六、
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想要订正、删除电磁记录时，可以在同一账簿科目下输入与金额相对的负数金额吗？
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保存义务人在订正、删除电磁记录时应确保记录订正、删除历史，如果使用的是无法直接订正、删除电磁记录的系统，在同一账簿科目下输入与金额相对的负数金额的做法视为冲销方法之一，符合确保记录订正、删除历史的规定。
七、
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保存义务人使用可以订正、删除电磁记录的记载事项的系统时，需要保存所有订正、删除电磁记录历史吗？
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理论上，保存所有的电磁记录的订正、删除历史能够更全面地反映交易信息，但现实操作中，在输入信息时不小心输入错误后立即改正的情况十分之常见，要求保存义务人保存所有这类情况的订正、删除历史，显然不切合实际。因此，如保存义务人内部制定有关于订正、删除错误输入事项的期限之规定，且该期限不超过输入当日起1周，则保存义务人不用保存在规定之订正、删除错误输入事项的合理期限内发生的订正、删除历史。
八、
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电子账簿保存法施行规则规定，国税相关账簿的信息输入工作应在处理该等业务通常的期间内完成，请问规定的“通常的期间”具体应该是多久？
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使用电子计算机输入国税相关账簿数据、更新输入数据的企业应设定一定的业务周期（例如每天、每周或每月），另制定事务处理规定明确这一周期。对于委托外部记账代理从业者处理国税相关账簿事务的企业、及成批、分批处理国税相关账簿事务的企业，考虑到这类企业可能需要较长的事务处理周期，允许这类企业可设定最长不超过2个月的处理周期。
九、
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电子账簿保存法施行规则规定，电子账簿系统应实现可同时设定两个以上（含两个）的记录项目条件来搜索的搜索功能，能通俗地说明一下吗？
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通俗地讲，即保存义务人在电子账簿系统中设定条件A及条件B后，系统能筛选出既符合条件A亦符合条件B的电子账簿，但不要求系统能筛选出符合条件A或条件B任意一项的电子账簿。此外，保存义务人在电子账簿系统中设定条件A，系统筛选出符合条件A的电子账簿后，保存义务人再在筛选出的条件A的电子账簿中设定条件B时，如果系统可筛选出相应的结果，则仍视为符合。
十、
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不再使用电磁记录形式保存国税相关账簿资料的保存义务人，还需要继续保存取消保存电磁记录之日前的国税相关账簿资料的电磁记录吗？
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课税期间中因不再满足条件等原因，使得放弃保存电磁记录的方式时，除了应将从放弃保存电磁记录方式当日起之后的新记录以书面形式保存之外，还应将到放弃保存电磁记录方式当日为止所保存的电磁记录中，不再满足保存时所需条件的部分导出成纸质资料，并保存到法定保存年数为止。
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