日本電子帳簿保存法Q&A（下篇）
日本商界在經歷信息化、無紙化浪潮後，使用電子計算機編制帳簿資料的會計處理方式已經普及，以經濟界為首的相關各界強烈希望官方能夠接受帳簿資料以電子數據及微型膠捲的形式以保存。當時，日本政府在接收到上述訴求後，果斷通過、決定了規定緩和推進計劃、緊急經濟對策、市場開放問題投訴處理對策等措施，在1997年度末正式允許帳簿資料的電磁記錄保存方法。在1998年，日本政府總結相關各界的訴求、結合政府全體的構造，從公平公正、減輕負擔的角度，正式創設了關於國稅相關帳簿資料的電磁記錄的保存制度。
本指引中，啓源將參照日本國稅廳的資料，簡要整理歸納日本公司在實施電子帳簿保存法的相關規定時所面臨的部分常見問題，提供給啓源的現有客戶及潛在客戶作參考。另外，本所可協助提供
日本株式會社註冊服務，如有需要，可進一步聯繫本所專業顧問。
一、
|
對於使用電子計算機處理國稅相關帳簿的要求，允許保存義務人委託給記帳代理從業者嗎？
|
委託記帳代理從業者使用電子計算機處理國稅相關帳簿的做法是被允許的。雖然電子帳簿保存法第4~5條規定保存義務人應「自行」使用電子計算機編制國稅相關帳簿，但此處的「自行」表達的意思為「保存義務的責任主體在於保存義務人」，電子計算處理工作並非一定需要由保存義務人執行，保存義務人委託給會計事務所等記帳代理從業者的情況仍然符合「自行」情況。
二、
|
保存義務人在課稅期間中不記帳，等到課稅期間後再委託記帳代理從業者一次性編制整個課稅年度的帳簿，並由記帳代理從業者保存已編制的電磁記錄，是否可行？
|
雖然允許保存義務人委託記帳代理從業者電子計算處理國稅相關帳簿，但不允許保存義務人在課稅期間中不記帳，直到課稅期間後在將全年度的記帳工作一次性委託給記帳代理從業者。
原因在於，保存義務人原則上應從課稅年度起始日就設置好國稅相關帳簿，根據一定規則按順序記錄並保存，即使在委託給記帳代理從業者時亦不例外。保存義務人應定期收到記帳代理從業者處理的電磁記錄，並在保存場所設置好顯示器，如果在課稅期間後才一次性委託全年度的記帳工作，則在課稅期間中違反了「隨時將電磁記錄導出在顯示器」之條件。
此外，保存義務人應根據各稅法的要求設置電磁記錄的保存地點，不允許保存在記帳代理從業者的所在地。因此，即使委託記帳代理從業者，保存義務人也應該在各稅法（所得稅法、法人稅法等）規定之保存場所（例如辦公室所在地），設置可導出、顯示國稅相關帳簿的電磁記錄的電子計算機、顯示器等設備。
三、
|
如果只保存了由電磁記錄轉換成的圖片文件或PDF文件，能應對稅務人員的調查嗎？
|
稅務人員在調查時會要求保存義務人出示或提供電磁記錄。如果保存義務人在接受稅務人員的調查時僅提供了電磁記錄的圖片文件或PDF文件，一般情況下，稅務人員將判斷該保存義務人的電子帳簿保存系統欠缺搜索性，即保存義務人保存的電磁記錄不滿足法定保存條件。因此，保存義務人在面對稅務人員的調查時通常需要提供CSV格式文件，甚至有可能需要提供電磁記錄的記憶媒體。
四、
|
保存國稅相關資料的電磁記錄時，如果在由電磁記錄導出的請款單上手寫了新的附加信息並交付給交易對方，是否應保存寫有附加信息的紙質資料？
|
使用電磁記錄保存的國稅相關資料必須是保存義務人自行從始至終使用電子計算機編製成的資料，因此，將使用電子計算機編製成的請款單導出成紙質資料後，再手寫附加了新的信息時，該請款單不再符合「從始至終使用電子計算機編製成的」的條件，所以應保存附加了新信息的紙質資料。
五、
|
保存國稅相關資料的電磁記錄時，如果在電磁記錄導出的請款單上加蓋了公司代表印章，是否應保存加蓋了公司代表印的紙質資料？
|
將使用電子計算機編製成的請款單導出成紙質資料後僅加蓋了公司代表印時，只要除此之外未額外添加、修改信息，則仍視為「保存義務人自行從始至終使用電子計算機編製成的資料」，所以可保存加蓋了公司代表印的請款單的電子掃描件。
六、
|
想要訂正、刪除電磁記錄時，可以在同一帳簿科目下輸入與金額相對的負數金額嗎？
|
保存義務人在訂正、刪除電磁記錄時應確保記錄訂正、刪除歷史，如果使用的是無法直接訂正、刪除電磁記錄的系統，在同一帳簿科目下輸入與金額相對的負數金額的做法視為沖銷方法之一，符合確保記錄訂正、刪除歷史的規定。
七、
|
保存義務人使用可以訂正、刪除電磁記錄的記載事項的系統時，需要保存所有訂正、刪除電磁記錄歷史嗎？
|
理論上，保存所有的電磁記錄的訂正、刪除歷史能夠更全面地反映交易信息，但現實操作中，在輸入信息時不小心輸入錯誤後立即改正的情況十分之常見，要求保存義務人保存所有這類情況的訂正、刪除歷史，顯然不切合實際。因此，如保存義務人內部制定有關於訂正、刪除錯誤輸入事項的期限之規定，且該期限不超過輸入當日起1周，則保存義務人不用保存在規定之訂正、刪除錯誤輸入事項的合理期限內發生的訂正、刪除歷史。
八、
|
電子帳簿保存法施行規則規定，國稅相關帳簿的信息輸入工作應在處理該等業務通常的期間內完成，請問規定的「通常的期間」具體應該是多久？
|
使用電子計算機輸入國稅相關帳簿數據、更新輸入數據的企業應設定一定的業務周期（例如每天、每周或每月），另制定事務處理規定明確這一周期。對於委託外部記帳代理從業者處理國稅相關帳簿事務的企業、及成批、分批處理國稅相關帳簿事務的企業，考慮到這類企業可能需要較長的事務處理周期，允許這類企業可設定最長不超過2個月的處理周期。
九、
|
電子帳簿保存法施行規則規定，電子帳簿系統應實現可同時設定兩個以上（含兩個）的記錄項目條件來搜索的搜索功能，能通俗地說明一下嗎？
|
通俗地講，即保存義務人在電子帳簿系統中設定條件A及條件B後，系統能篩選出既符合條件A亦符合條件B的電子帳簿，但不要求系統能篩選出符合條件A或條件B任意一項的電子帳簿。此外，保存義務人在電子帳簿系統中設定條件A，系統篩選出符合條件A的電子帳簿後，保存義務人再在篩選出的條件A的電子帳簿中設定條件B時，如果系統可篩選出相應的結果，則仍視為符合。
十、
|
不再使用電磁記錄形式保存國稅相關帳簿資料的保存義務人，還需要繼續保存取消保存電磁記錄之日前的國稅相關帳簿資料的電磁記錄嗎？
|
課稅期間中因不再滿足條件等原因，使得放棄保存電磁記錄的方式時，除了應將從放棄保存電磁記錄方式當日起之後的新記錄以書面形式保存之外，還應將到放棄保存電磁記錄方式當日為止所保存的電磁記錄中，不再滿足保存時所需條件的部分導出成紙質資料，並保存到法定保存年數為止。
啓源集團擁有經驗豐富的專業團隊，為客戶提供日本公司的籌建、註冊及各類簽證的申請及後續維護、稅務會計及薪資社保相關服務，有關詳情請諮詢我們的專業顧問。
資料庫
