資料庫法人番號由13位數字組成，分別是1位檢查數字以及商業登記法規定的12位基礎號碼。所有法人的法人番號均是獨一無二的。
國家機關、地方公共團體、設立登記法人以及除上述團體外，提交了以下資料（括號內為日文原名稱）及向國稅廳長官提交備案的團體，會被指定法人番號：
- 薪資支付事務所等的開設備案書（給與支払事務所等の開設屆出書）
- 法人設立備案書（法人設立屆出書）
- 外國普通法人備案書（外國普通法人となった旨の屆出書）
- 盈利事業開始備案書（収益事業開始屆出書）
- 消費稅課稅事業主備案書（消費稅課稅事業者屆出書）
- 消費稅新設法人備案書（消費稅課稅事業者屆出書）
- 消費稅特定新規設立法人備案書（消費稅の特定新規設立法人に該當する旨の屆出書）
例如業主委員會、學校社團、同好會、慈善團體等，未在日本成立登記，不具備法人格，亦未向日本的稅務署提交申報及備案的團體，沒有法人番號。由於每間法人的法人番號均是獨一無二的，因此同一法人的支店、事業所等不會被重複指定法人番號。另外，個人事業主亦不會被指定法人番號，日本政府也暫無指定個人事業主法人番號的計劃。
原則上，對於株式會社、合同會社等成立登記的法人，在法人登記完成後2個工作日內，法人番號指定通知書通過普通郵寄的方式發出，通常可在法人登記完成後1周內能收到法人番號指定通知書。
對於無成立登記的法人或不具備法人格的社團等等，如通過向稅務署提交稅法規定的備案書取得法人番號，則通常在提交備案書後1個月內能收到法人番號指定通知書；如向國稅廳法人番號管理室備案取得法人番號，則通常在提交備案書後1周內能收到法人番號指定通知書。
不能。
一般情況下，法人番號通知書會郵寄至團體的註冊地址，及登記之總部地址或主要事務所，如果希望取得法人番號的團體為日本境外法人，則法人番號指定通知書將在上述時間內郵寄予該日本境外法人委託的日本境內的納稅管理人。
原則上，在公司登記申請完成後2個工作日內，法人番號指定通知書通過普通郵寄的方式發出，通常1周內可送到公司的登記地址。但是，大部分的新設公司在登記完成後不會立即正式開業，公司的登記地址既未設置公司看板及信箱，亦未僱用人員收信，導致無法收到法人番號指定通知書。出現上述情況時，新設公司可以在國稅廳法人番號公示網站查詢法人番號，打印網站頁面作為法人番號證明文件。
國稅廳發出法人番號指定通知書後，即使法人遺失該法人番號指定通知書，國稅廳也不會受理重複發出的申請。法人遺失該法人番號指定通知書後，如被要求提供法人番號指定通知書，則可以訪問國稅廳法人番號公示網站，在確認法人番號、名稱、所在地無誤後打印相關頁面作為證明資料。
法人可以根據自身情況提供法人番號指定通知書予金融機關，亦可以訪問國稅廳法人番號公示網站，在確認法人番號、名稱、所在地無誤後打印相關頁面作為證明資料。
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