資料庫在日本的介護保險制度下，僅在因久臥不起或認知症等原因需要經常性介護的狀態，或在家務、穿脫衣物等日常生活方面需要協助，特別在接受介護預防服務將對身心健康起到有效幫助的狀態，才能享受介護服務。
在制度落實中，日本介護保險的參保人滿65歲後將取得用於證明參保人身份的「介護保險參保人證」，但持有「介護保險參保人證」並不意味着可享受介護保險制度下的各類介護/協助服務。簡要而言，希望接受介護/協助服務的參保人，首先應接受「要介護認定」，經判定為「需要介護」或「需要協助」後，才能享受介護/協助服務。
因此，為了判斷是否符合上述狀態、以及判定已經達到何種需要程度等，參保人應向所在地的市町村政府所提交「要介護認定」申請。所謂「要介護認定」，即用於判定參保人需要介護服務的程度的認定。因要介護認定涉及參保人可享受的介護保險待遇的單月限額，因此認定的基準在日本全國範圍內統一客觀。
- 提交申請
參保人向所在地的市町村政府的負責窗口提交要介護認定申請，一般情況下，需要提供《介護保險要介護/要協助認定申請書》（日文「介護保険要介護・要支援認定申請書」）、介護保險參保人證（第1號參保人）或健康保險參保人證（第2號參保人）、主治醫生的意見書。
參保人如沒有主治醫師，則可以接受由市町村政府指定之醫生的診療，並在申請書中填入該醫生的姓名、醫院名、聯繫方式等。
- 預約日期
市町村政府受理申請後，將與參保人預約訪問調查的日期。
- 訪問調查
市町村的認定調查員或者由市町村政府委託的介護經理（又稱為介護協助專家，日文為「ケアマネジャー」及「介護支援専門員」）在約定的日期前往申請人家中，問詢申請人的身心狀態、日常生活、家庭關係、居住環境等。
- 一次判定
認定調查員完成訪問調查後，將訪問調查的基本調查項目之調查結果輸入電腦。電腦將在入住介護老人福祉設施等的老年人中，選取約3500名老年人作為參數，判定申請人需要介護服務的程度，此次判定被稱為「一次判定」。
- 二次判定
介護認定審查會選出約5名與醫療、保健、福祉相關的專家，根據一次判定的結果、主治醫生的意見書、訪問調查中的特別記錄事項，再次對申請人需要介護服務的程度進行判定，此次判定被稱為「二次判定」。
- 結果通知
介護認定審查會將要介護認定的結果通知申請人，結果共分為8個等級，分別是「自立（即不需要介護/協助服務）」「需要協助等級1~2」及「需要介護等級1~5」。一般而言，參保人提交申請之日起到結果通知日需要約1個月。不同市町村政府處理要介護認定的所需時間不同，請以當地政府的實際處理情況為準。
原則上，參保人首次申請的要介護認定的結果為6個月有效，但市町村政府亦會根據需要調整認定結果的有效期，通常不小於3個月、不大於12個月。
要介護認定的有效期並不會自動更新，一旦有效期到期，參保人可能無法繼續接受介護/協助服務，或者可能需要自行承擔全額服務費用。因此，參保人如希望在有效期後繼續接受介護/協助服務，應最遲在有效期到期日前60天提交更新申請。原則上，更新後的認定結果為12個月有效。
參保人或其家屬如認為要介護認定的結果並不符合參保人的健康狀態，無法接受介護認定審查會的認定結果，則可選擇以下2種方法：
- 不服申述
參保人可以在收到要介護認定的結果通知後60天內，向介護保險審查會提出不服申述。市町村政府受理不服申述後，重新進行要介護認定，該過程可能耗時數月。
- 等級變更
向市町村的窗口提出「等級變更申請」的方法原本適用於健康狀態出現顯著變化、希望調整結果認定的參保人，參保人可以通過提出「等級變更申請」的方式更改要介護認定的結果。此方法相較於不服申述，可以更快變更要介護認定的結果，因此成為多數對結果不滿意之參保人的首選方法。
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