資料庫日本公司法（日文「會社法」）第329條規定，役員指取締役（即董事）、會計參與者、監查役；但在公司法施行規則（日文「會社法施行規則」）中，役員除上述3項之外還包括執行役、理事、監事；而在公司法中最常出現的「役員等」表述，其包括取締役、會計參與者、監查役、執行役、會計監查人等。
日本獨佔禁止法定義之「役員」則包括理事、取締役、執行役、執行業務的社員、監事或監查役或與之相當的人士、總經理或支店長或業務主管等等，範圍廣泛。
綜上所述，法律層面上不同的「役員」定義導致日本民間對「役員」一詞的理解十分混亂，無論與顧客商談、或與政府機關接觸，明確對方所述之「役員」或「役員等」的定義範圍可有效防止誤會發生。
日本公司法原則上，要求公司的所有者和經營者為不同人士，即「所有和經營的分離」（日文「所有と経営の分離」），因此身為經營者的「役員」與身為所有者的「社員」本質上是被委任人與委任人的關係，役員聽從社員的指示經營公司業務。
值得注意的是，「社員」容易被錯誤理解為「員工」之意，日本公司法之「社員」指公司的實際控制人，即所有者（股東等）。
在股份可以自由交易的公眾公司（日文「公開會社」），通常由具備一定經營能力的役員接受社員的委託、執行公司業務，而社員以出資額承擔有限責任。在股份無法自由交易的私人公司，其役員和社員為同一人的情況較多，即1人兼任股東及取締役。
役員是實際參與經營決策之人士，並非普通員工，與公司間不存在僱傭關係，不簽署僱傭合同。役員與社員的關係為委託關係，由社員編制《委任狀》委任役員，役員簽署《就任承諾書》表示同意就任。
以下整理歸納的「役員」，包括法律規定的役員及民間錯誤認為的「役員」。
- 取締役
取締役（即董事）是日本株式會社不可或缺的重要組成部分。2006年前，日本公司法規定所有株式會社必須設置取締役會（即董事會），取締役會至少由3位取締役構成。2006年公司法改正後，公司可結合自身情況設置取締役會，如不設置取締役會，株式會社只須委任至少1名取締役。
- 會計參與者
會計參與者（日文「會計參與」）是負責與取締役共同編制會計文件的役員，必須由稅理士、稅理士法人、公認會計士或監查法人出任，擁有出席董事會議、股東大會並闡述意見的權利。
- 監查役
監查役是負責監督取締役執行公司業務的公司內部機構。沒有設置委員會但設置有取締役會的公司、以及沒有設置取締役會但設有會計監查人的公司，均有義務委任監查役。日本公司可以設置監查役會，監查役會至少由3位監查役構成。
- 執行役
在公司法範圍內，執行役並不是役員，但屬於「役員等」範圍。如公司設置有執行役，一般情況下，其業務的決策與執行二者分離，取締役負責下達決策命令，執行役負責實際執行。
- 社長
「公司」一詞日文寫作「會社」，因此「社長」顧名思義即公司之長。「社長」並非法律用語，不存在法律定義及任何法律要求，僅作為公司內部的名稱使用。社長通常是取締役或執行役，亦存在特殊情況，例如公司因所有董事辭任而臨時選任某管理人員作為臨時社長時，該名管理人員並未實質擁有參與公司經營的權利，因此不是役員。
- 會長
日本企業語境下的「會長」指前任社長或企業集團全體公司社長之代表人。會長是企業集團全體公司社長之代表人時，通常是取締役或執行役；是前任社長時，是否為役員根據其職權決定，如會長作為決策顧問擁有出席取締役會、在會上對公司經營管理提供意見的權利，可以影響會議投票決策，則實質是取締役、會計參與者或監查役。
- 常務及專務
「常務」及「專務」是「常務取締役」及「專務取締役」的簡稱，但不一定屬於公司法之「取締役」，是否為役員根據公司規定而異。一般情況下，常務和專務均作為社長的輔佐人，但常務主要處理公司日常經營事宜，而專務主要監管企業整體，常務的地位往往高於專務。
- 執行役員
請留意執行役員並非執行役。執行役員是負責執行業務的重要職位，不一定是役員，公司內地位在役員之下、普通員工之上，例如分支事務所的主要負責人等。
- 顧問
顧問如可以出席取締役會，擁有對公司的經營管理提供意見的權力，並可以影響會議中的投票決策，則實質是取締役或監查役。
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