問：
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如果要委任新董事，公司應進行什麼程序？
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答：
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在委任董事之前，公司必須查閱其公司章程是否存在任何限制及要求，例如：
董事會的人數上限；
委任新董事方式；
對於董事是否須持股份之要求；
對於董事專業資格之要求；
是否有董事類別，新董事屬於哪個類別，以及委任該類董事的方式；及
董事的服務條款是否受到限制。
依據公司章程所規定的要求及程序，公司可通過董事會議、股東大會或前述的兩種會議以委任該人為公司新董事，經董事會或股東大會批准後，公司需要更新其董事登記冊以記錄新董事的資料，並安排在委任日起15天內將更改公司秘書及董事通知書(委任/停任)(“表格ND2A”)遞交給香港特別行政區公司註冊處(“註冊處”)進行登記。如章程要求董事必須持有股份，則可能需要提交股份配發申報書(“表格NSC1”)或保存記錄已蓋章的股份轉讓文件。
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問：
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如果董事辭任，公司應進行什麼程序？
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答：
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公司收到董事辭任通知書後，應首先查閱其公司章程以確認董事最少人數，以及董事辭任後是否能夠達到董事會議法定人數。然後，公司應召開董事會會議以記錄該位董事辭任，再安排在辭任後15天內將表格ND2A交付註冊處進行登記。最後，公司必須更新其董事登記冊以記錄該位董事辭任。
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問：
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如果需要罷免公司董事，公司應進行什麼程序？
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答：
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如要罷免董事，現有股東必須發出擬罷免董事的特別通知。
公司在收到罷免董事的特別通知後，必須立即將其副本發送給擬被罷免的董事。該董事其後可以向公司作出書面陳述，亦有權要求公司將其陳述發給各股東。
公司必須將會議通知發送給所有董事和股東，並且舉行實體會議（不能以書面決議方式進行）。罷免董事一事只能在股東大會上以普通決議方式進行。被罷免的董事也有權收到股東大會的通知並出席會議。在該股東大會上作出表決前，他必須被賦予旁聽的權利。一旦確認通過罷免董事，公司必須在通過普通決議後的15天內將表格ND2A交付給註冊處，並更新董事登記冊。
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問：
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公司董事辭任時，辭任董事是否有必要向註冊處提交任何通知或表格？
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答：
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如果辭任董事有合理理由相信公司不會就其辭任作出相關的通知，可向註冊處提交公司秘書及董事辭職通知書(“表格ND4”)。
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問：
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即將就任的董事是否需要提供出任同意書才能出任公司董事？
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答：
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即將就任的董事必須簽署同意書並將其提供給公司以出任董事一職。此外，董事亦必須簽署表格ND2A中的出任董事職位同意書的部份，隨後將提交給註冊處以進行登記。
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問：
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表格ND2A有提交期限嗎？
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答：
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表格ND2A需要在董事委任或辭任生效日起15天內提交給註冊處。
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問：
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如果現任董事辭任日期和新任董事的委任日期在同一日生效，那該由誰簽署表格ND2A？
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答：
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如公司只有一位董事，新任董事應簽署表格ND2A以提交給註冊處，而對於有多位董事的公司，任何一位董事均可以簽署表格。此外，公司秘書亦可簽署該表格。
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常見問題
