勞動合同書是僱主與員工之間的橋樑，用於規定員工對於僱主能行使的權利及應當承擔的義務，起到有效避免絕大部分勞動糾紛的作用。

在日本，事後變更勞動合同書相較困難，不僅需要花費大量的時間，而且容易失去員工對僱主的信賴。僱主僱用員工時，應斟酌各項事宜、妥善編制勞動合同書。如不簽訂勞動合同書，或簽訂錯誤違法的勞動合同書，則可能導致對全體員工支付大量的賠償金，甚至可能危及企業的存亡。

本指引中，啟源將參照日本的勞動合同法及勞動基準法，簡要介紹關於日本勞動合同書的知識，整理勞動合同書內應記載的條款，提供給啟源的現有客戶及潛在客戶作參考。另外，本所可提供日本社會保險加入及工資計算之服務，如有需要，可進一步聯繫本所專業顧問。

一、  勞動合同書的定義

勞動合同書（日文「労働契約書」）別稱僱用合同書（日文「僱用契約書」），是僱主（企業、經營者）與其僱用的勞動者之間商議決定、雙方對「勞動者向僱主提供勞務同時，僱主針對此勞務向勞動者支付工資」這一事宜表示同意的合同書。

根據勞動基準法及勞動基準法施行規則，僱主沒有編制勞動合同書的法定義務，但是有義務編制《勞動條件通知書》並交付予勞動者。

勞動條件通知書雖然是法定文件，但通常並不會含有勞動者的印章和簽名，因此僱主更傾向於書面出具勞動合同書並在合同書上明確記載工作相關內容，或者直接編制《勞動合同書兼勞動條件通知書》，以避免勞動糾紛。勞動合同書將工作條件書面化，經僱主及勞動者雙方簽署蓋章後合同成立。

為方便理解，除特別說明外，本文所述之「勞動合同書」指已合併勞動條件通知書內容、且具有勞動條件通知書法律效力之勞動合同書兼勞動條件通知書。

二、  勞動合同書的記載內容

勞動基準法第15條規定，勞動條件通知書的內容包括「絕對的明示事項」及「相對的明示事項」2類。「絕對的明示事項」指不能僅以口頭說明，而應以書面形式交付的內容；「相對的明示事項」指雖然能以口頭形式約定，但為了防止糾紛而書面化的應明示內容。僱主編制勞動合同書時，可參考日本厚生勞動省提供的勞動條件通知書模板及說明。

1. 絕對的明示事項
   
   絕對的明示事項原則上必須以書面形式交付予勞動者，但如果勞動者希望僱主以電子形式（電子郵件、傳真）交付時，則僱主可以不提供紙質文件。絕對的明示事項包括：
   
   (1)  勞動合同期間：明確合同期間是定期或無期限，如是定期合同，應明確合同的續約方法及續約的判斷基準。
   (2)  就業場所：通常是企業的地址，如有調動勞動者的可能，則應明確調動及就業場所變更的相關事項。
   (3)  業務內容：如勞動者負責多項業務，可記載多項業務。
   (4)  上下班時間：如勞動者上下班時間固定，則應明確記載；如勞動者採用變形工作時間制、彈性工作時間制、假定工作時間制等，則應明確記載時間制的類型及模式；
   (5)  休息時間、休息日、休假：根據勞動基準法明確勞動者的休息時間、休息日及休假，如規定不符合勞動基準法，則勞動合同書無效。如採用輪換休息制度，則明確輪換的日期及順序等。
   (6)  工資：明確工資的決定方法、計算方法、支付方法、結算日期、支付日期，另外應記載勞動者的社會保險金、福利厚生、稅金等。
   (7)  退職：明確退休年齡、提前提交離職申請的規定、解僱理由等。
   
   如勞動者是兼職員工，則應額外記載是否漲薪、是否提供退休津貼、是否適用獎金的說明，以及諮詢窗口負責人的部門、職位、姓名。
   
   
2. 相對的明示事項
   
   (1)  臨時支付的獎金、各類津貼、銷售提成等
   (2)  適用退休津貼的勞動者範圍
   (3)  退休津貼的決定/計算/支付方法、支付日期
   (4)  勞動者承擔的餐費、工作用品等
   (5)  安全衛生相關事宜
   (6)  職業訓練相關事宜
   (7)  災害補償、業務外傷病扶助制度
   (8)  表彰、懲罰、停職的制度

三、  針對各勞動者類型的注意點

1. 正式員工
   
   正式員工（日文「正社員」）指與僱主簽訂無期限勞動合同的員工。通常，正式員工的調職、人事變更、工作內容變更的可能性比其它類型的員工更高，因此僱主在僱用正式員工時，應向正式員工說明上述各類變更的可能性，並正確地反應在勞動合同上。
   
   
2. 合同員工
   
   合同員工（日文「契約社員」）指與僱主簽訂定期勞動合同的員工。合同員工的勞動合同書中應重點記載合同期間、合同續簽的內容。特別對於不續簽的合同，僱主應在勞動合同書中明確該合同不予續簽之事項。如是可以續簽的合同，僱主應重點記載續簽合同的基準、續簽後工作條件是否變更的說明，並在下次續簽合同前重新編制新的勞動合同書。
   
   
3. 兼職員工
   
   兼職員工的勞動合同書中應額外記載是否漲薪、是否提供退休津貼、是否有獎金的說明，以及諮詢窗口負責人的部門、職位、姓名。

四、  內容變更

勞動合同法第8條規定，經僱主及勞動者雙方同意，可變更勞動合同書的內容。僱主希望變更勞動合同書的內容時，可通過徵求每一位勞動者的同意、或通過修改所有勞動者周知的就業規則的方式。

原則上，對於勞動者而言有利的內容變更，無需取得勞動者的同意。但一般而言，為了使員工更好地理解變更內容，即使是利於勞動者的變更，多數僱主亦會徵求勞動者的意見。不利於勞動者的變更，如未取得勞動者的同意，則無效。

五、  罰則

僱主與員工雙方同意簽訂勞動合同後，僱主雖然沒有義務將勞動合同書面化，但有義務向員工交付勞動條件通知書。如僱主未遵守法定義務沒有交付勞動條件通知書，則該僱主會被處以最高30萬日元的罰款。如僱主交付的勞動條件通知書的內容規定違反勞動基準法，則該僱主亦是處罰對象。

如不將勞動合同書面化，僱主與員工雙方即使簽訂了勞動合同，但出現其中一方針對合同條款的理解不一致的情況時，則有可能加重糾紛問題及增加風險。另外，僱用前雙方口頭約定的任何內容均不具備法律效力，因「僱用時的說法不一致」而提起的訴訟在日本並不少見。

啟源集團擁有經驗豐富的專業團隊，為客戶提供日本公司的籌建、註冊及各類簽證的申請及後續維護、稅務會計及薪資社保相關服務，有關詳情請諮詢我們的專業顧問。

參考資料：

1.   日本 - 員工入職時的應辦事項

2.   日本勞動合同的主要法定規則

電郵： info@kaizencpa.com

手提電話：+852 5616 4140, +86 152 1943 4614
WhatsApp, Line 和微信： +852 5616 4140

我們的辦事處： 香港 - 深圳 - 上海 - 北京 - 新加坡 - 台北 - 紐約 - 倫敦 - 東京 - 吉隆坡