資料庫公證是指公證人根據申請人的需求和公證用途，根據本國或是國際公證法律/法規的法定程序對民事法律行為、或是有法律意義的文書進行驗證並在公證文書上簽署確認的過程。
在英國，公證人是獲得公證許可的合資格律師，並有權履行各種職能，包括管理見證宣誓、證明文件和簽署證明。
根據公證事項不同，可以分為商業認證和民事認證。常見的公證有身份證明公證、遺囑公證、委託公證、合同公證、聲明公證等。對於一家公司來說，通常會涉及到董事/股東個人身份的身份證明公證，公司法人團體的主體資格公證、授權公證、董事會決議等文書的公證，等等。
認證通常是公證的後續步驟，只有先辦理完成了公證手續，才能繼續再辦理認證。
認證，是指某國家/地區的外交、領事機構或主管機構對公證文書上最後一個公證機構或是國際公證人或是認證機構的簽名/印章的真實性予以確認的證明，並不對公證內容本身的真實性和合法性負責。認證的目的是使一國/地區出具的公證文書能為另一國/地區所承認，不會因懷疑公證文書上的印章/簽名的真實性而影響該文書的域外法律效力。
目前常見的認證有外交部認證/領事認證、使館認證、海牙認證等。
- 海牙認證
海牙認證一般是指APOSTILLE。APOSTILLE來源於法語，意即「認證「，特指1961年《海牙關於取沙外國公文書認證的公約》，由公約成員國主管機構通過在公證書上加蓋印章或標籤，對簽發公證書的當地公證處或國際公證人的簽名、印章和資格的真實性進行認證。在辦理海牙認證之前，需要先對文書做國際公證，然後再向主管機構申請辦理海牙認證。
美國、日本、英國、澳大利亞、比利時、法國、德國、意大利、韓國、越南、西班牙、菲律賓、泰國、新加坡、香港、澳門等都是海牙認證公約成員國，目前中國和杜拜都並非其成員國。
但中國已於2023年3月8日正式向公約保管機關荷蘭外交部遞交了加入書，該《公約》將於2023年11月7日在中國生效。
根據《公約》的規定，公約成員國之間的文書流轉使用只需要辦理海牙認證（APOSTILLE加簽）即可，無需再辦理領事認證。這意味着，自2023年11月7日起，公約成員國簽發的文書在完成海牙認證後即可在中國境內使用，無需再辦理領事認證。而中國簽發的文書要在其他公約成員國家或地區使用，也無需辦理領事認證。這將大幅度降低文書跨國流轉使用的時間及經濟成本。
目前在英國，外交和聯邦事務部（Foreign and Commonwealth Office 簡稱FCO）通常是認證過程的第一步驟。FCO將在公證文件上貼上「加注」。加注是一種標準化的證書，用於驗證公證人簽名和印章的真實性。
- 使館認證
如某國家/地區並非海牙認證公約國成員，其公證文書通常需要一國在另一國的使領館認證。使館認證又稱領事認證，根據國際慣例，辦理領事認證的目的是使一國出具的公證書能在另一國境內被相關部門承認並且具有法律效力，不致因懷疑文書上的印章和簽字是否屬實而影響文書的法律效力。例如中國駐英國大使館認證，杜拜駐英國大使館的認證。
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