外国企业常驻代表机构，是指外国企业依照《外国企业常驻代表机构登记管理条例》，在中国境内设立的从事与该外国企业业务有关的非营利性活动的办事机构。代表机构每一自然年度都需要向登记机关提交年度报告，提交年度报告的时间为每年3月1日至6月30日，逾期未办理年报的代表机构将承担相应法律责任。

以北京地区为例，代表机构年报时通常应填报登记、备案及业务活动开展情况，并提交费用收支情况审计报告、外国企业存续的合法营业证明、指定代表或者委托代理人证明、登记联络员登记表及代表机构登记证复印件等文件。其中，外国企业存续的合法营业证明通常是指外国企业所在国家有关部门出具的外国企业仍然存续的有关营业证明。与外商投资企业不同的是，代表机构不具有法人资格，因此登记机关通过审查外国企业的存续情况作为代表机构可以继续存续的依据。

提交外国企业存续的合法营业证明时，应当提交经外国企业所属国家公证机关公证，并经中国驻该国使领馆认证的文件。不过，自2023年11月7日《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称《公约》）在中国正式生效实施起，按照《公约》及国家市场监管总局有关要求，对于《公约》缔约国企业设立的代表机构，仅需提交所属国公证机关的公证材料和当地有权机关签发的附加证明书，无需办理中国驻该国使领馆的领事认证。由于中国的官方语言为中文，对于公证及附加证明书为外文文件的，还需提交中文翻译件，中文翻译件的要求以中国各地区登记机关的规定为准。

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