当纳税人未按时缴纳所欠税款或提交纳税申报表时，美国国税局可能会对其进行罚款。另外，当纳税申报表未能提供准确信息时，美国国税局也可能对纳税人进行罚款。

当决定对纳税人收取罚款时，美国国税局会向纳税人邮寄信函来通知罚款事宜。信函内容包括罚款金额，罚款原因，处理时间限制，信函涉及问题的处理说明等。每封信函还包括一个特定识别号码。

纳税人一般通过以下三个步骤来处理收到的美国国税局信函：

1. 纳税人要仔细阅读信函内容。每封信函包括很多有价值的信息。如果美国国税局更改了纳税申报表上的信息，纳税人应该把信函提供的信息和原始纳税申报表中的信息进行比对。
2. 如果信函要求在特定时间内做出回应，纳税人应及时做出回应。当纳税人不同意信函内容时，及时回应可以保留纳税人上诉权。及时回应也能最大限度地减少额外的罚款和利息费用。
3. 如果不能全额支付所欠税款，纳税人也应尽可能多的支付税款。纳税人可通过网上支付，网上申请付款计划，网上申请折衷付款三种方式来支付税款。此外，纳税人还应保留所有收到的信函和相应的税务记录。以防日后纳税人可能需要这些文件。

如果纳税人本着诚意行事且能提供无法履行纳税义务的合理原因，美国国税局可能会减少或取消对纳税人的罚款。美国国税局规定以下四种情况为可接受的合理原因：

1. 纳税人无法获取记录。
2. 纳税人或纳税人的直系亲属有严重疾病，死亡，丧失行为能力或不可避免地缺席。
3. 自然灾害，伤亡，火灾或其他的干扰因素。
4. 纳税人证明其在使用了所有常见的商业谨慎和程序后，仍然无法履行联邦纳税义务。

需要注意的是，资金不足不能作为未能按时提交税表或缴纳税款的合理原因。但是，资金不足可以是未能按时支付罚款的合理原因。

纳税人需提供文件来说明无法履行纳税义务的合理原因。例如以下两种文件：

1. 自然灾害或其他阻碍按时履行纳税义务事件的记录。
2. 法庭，医院或医生出具的证明疾病或丧失行为能力的信函。该信函要包括开始和结束日期。

如果不同意所欠罚款时，纳税人可提出异议。当提出异议时，纳税人需准备好以下信息：

1. 针对每个罚款，需向美国国税局解释为什么纳税人认为该取消它。
2. 纳税人希望美国国税局重新考虑的罚款额度。
3. 美国国税局邮寄给纳税人的信函。

纳税人通常有两种方式来和美国国税局讨论罚款问题。纳税人可拨打信函右上角的免费电话或直接给美国国税局写一封信。这封信需要说明为什么美国国税局需重新考虑罚款。纳税人还要在这封信上签名。然后，纳税人应邮寄这封信和任何支持文件到美国国税局信函上标注的地址。另外，当减少或取消罚款的请求被拒绝时，纳税人可请求召开听证会或上诉会。在收到拒绝函的30日内，纳税人需要提出上诉请求。

参考：
https://www.irs.gov/payments/penalties
https://www.irs.gov/individuals/understanding-your-irs-notice-or-letter
https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/penalty-relief-due-to-reasonable-cause
https://www.irs.gov/appeals/penalty-appeal#collapseCollapsible1614275335530

下载： 美国国税局罚款信函处理简介 [PDF]