香港公司維護與合規指引（10） - 內部管理
董事和董事會議
香港公司的整體管理職責通常由董事會負責。一般情況下，董事透過董事會決議通過相關決議，或由所有董事簽署的書面決議授權公司各項的行動。
香港的董事會會議沒有特殊要求，包括開會地點沒規定於香港及每年開會的次數。通常情況下，會議通知需提前告知每位董事，但是公司章程可進行相關修改。 董事會可以將權力下放給指定人士。以處理公司事務而言，一般會授權一定程度的權力予行政董事和高級管理人員，包括代表公司與第三方進行業務往來。
股東和股東大會
法律上某些決定必須由股東在股東大會上作出批准，藉普通或特別決議來完成。這類決議可由周年股東大會中以特別事項通過或召開額外會議，稱為特別股東大會。
普通決議要求出席會議並投票表決的股東中，超過50%同意通過即可生效。另一方面，特別決議要求出席會議並投票表決的股東中，超過75%同意通過才可生效。
一般而言，就此普通決議案的股東大會所需的通知期為最少14日，而提呈特別決議案公告的特別股東大會或年度股東大會所需的通知期則為最少21日。如屬年度股東大會中出席會議並投票表決的成員佔全數，或有權出席會議並投票表決的成員佔50%以上，可短時間內召開大會。如屬其他情況，則需要95%以上的有權出席會議並投票表決的成員佔95%以上才可短時間內召開大會。
在公司組織章程中能規定法定人數、投票權及會議主席是否有最終投票權力。在股東有權出席並投票的任何會議上，該股東有法定權利委任代理人出席並代表其表決。有關代理人聲明必須包括於每次股東大會的通知中。代理人不必是公司股東，他將具有與其任命者在會議中相同的發言權利。法人成員可以委任法人代表參加會議。法人代表可以藉舉手表決或以股份數目投票表決，代理人則僅於以股份數目投票，除非公司章程另有規定。在會議之前必須遞送代理人委託書。
根據公司條例第548條，公司成員的書面決議均可在不舉行會議及無需事先通知的情況下通過，當所有合資格成員已表示同意某書面決議。公司有責任通知核數師所有將被提出或已經過的書面決議。
單一成員公司
如私人公司只有一個股東，並作出猶如股東大會上的決定，該決定可藉書面記錄或書面決議方式通過，書面記錄需於7日內向公司提供。
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