資料庫設立常駐代表處的程序在中國不同地區略有不同，也因外國企業所在地而有所不同。設立常駐代表處的程序一般包括三個步驟：
1、 準備工作
在向當地登記機關提交註冊申請文件之前，外國企業應準備以下文件：（1） 外國企業住所證明和存續2年以上的合法營業證明、章程；（2） 銀行資信證明；（3） 外國企業對有權簽字人、首席代表和代表的任命書等；（4） 簽訂中國代表處使用的駐在場所租賃協議。上述（1）至（3）需經外國公證機關公證和中國駐該國使館認證。
2、 登記
外國企業將以下申請文件提交給相關登記機關，用於申請代表處的登記證。（1） 外國企業常駐代表機構設立登記申請書；（2） 外國企業住所證明和存續2年以上的合法營業證明；（3） 同外國企業有業務往來的金融機構出具的資信證明；（4） 外國企業章程；（5） 外國企業出具的對有權簽字人的授權文件；（6） 外國企業有權簽字人簽署的首席代表和代表授權書；（7） 首席代表和代表的身份證明、簡歷、3張照片；（8） 代表處駐在場所的房產使用證明。
上述文件的格式和內容需符合當地登記機關的要求。需要註意的是，不同地區的登記機關對申請文件可能有所不同。當外國企業申請代表處的註冊登記時，應向當地的專業咨詢機構、律師事務所或其他代理人咨詢具體文件要求。
當登記機關核準登記後，會向中國代表處簽發《外國企業常駐代表機構登記證》，同時給首席代表和代表簽發《代表證》。代表處的設立日期為登記證的簽發日期。
3、 後續階段
常駐代表處向登記機關註冊後，必須向稅務、銀行等部門辦理後續程序。
（1） 印章備案
代表處應向公安局指定的印章刻制公司申請刻制代表處的印章和備案。印章用於所有正式的代表處文件上蓋章。
（2） 公告
代表處註冊登記之後，應當在登記機關指定的媒體上向社會公告。
（3） 稅務登記
代表處應向稅務局辦理登記手續，同時確定適用的計稅方法，制定納稅時間表和申報稅款的方法等。
（4） 銀行開戶
代表處可以在選定的銀行開立一個人民幣基本賬戶，當銀行批準外匯備案後，人民幣基本戶可以用於接收外國企業撥付的辦公經費。
各登記機關對申請文件有各自的要求，同時要求有些文件須經外國公證機關公證和中國駐該國使館認證。如果是外文文件，應提供中文翻譯件。
根據相關規定，通常需要向登記機關提交以下文件：
1、 外國企業的存續證明文件
住所證明、存續2年以上的合法營業證明、章程是證明外國企業註冊成立的文件。該文件須經外國公證機關公證和中國駐該國使館認證。
2、 銀行資信證明
銀行資信證明應由與外國企業有業務往來的銀行出具，銀行必須是外國企業註冊地的外國銀行。該文件須經外國公證機關公證和中國駐該國使館認證。
資信證明必須包含以下內容：（1） 外國企業的名稱；（2） 6個月內的日常存款金額或每日平均余額；（3） 對外國企業信譽的簡要描述。銀行資信證明信應打印在銀行專用的信箋紙上，並由該銀行的授權官員簽字。
3、 有權簽字人的授權
有權簽字人通常由外國企業的董事、總經理擔任，需由外國企業的董事會決議授權通過，有權簽字人將代表外國企業簽署一切與中國代表處有關的文件。該文件須經外國公證機關公證和中國駐該國使館認證。
4、 首席代表任命書
任命書應簡潔明了，明確說明被任命擔任常駐代表處首席代表的姓名和護照號碼，任命書應由外國企業授權的有權簽字人簽名。該文件須經外國公證機關公證和中國駐該國使館認證。
5、 首席代表和代表的簡歷、護照復印件
簡歷要求從18周歲開始。需要註意的是，簡歷中描述的時間必須是連續的。護照須經外國公證機關公證和中國駐該國使館認證。
6、 駐在場所
並不是每一棟樓都能用做代表處的駐在場所，代表處的駐在場所的用途應為辦公或商業。外國企業應在簽訂租賃協議之前與業主確認這一問題。
通常情況下，申請註冊成立代表處，需時大約為15個工作日。具體請參閱下列進度表。
序號
服務項目
所需時間
（工作日）
1
外國企業合法存續證明文件的公證認證
客戶決定
2
銀行資信證明
客戶決定
3
簽訂租賃協議
客戶決定
4
其他文件
客戶決定
5
向當地登記機關申請註冊登記
5
6
刻制公章和備案
1
7
公告
1
8
稅務登記
1
9
開立銀行帳戶
7
共：
15日
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