資料庫在法律層面上針對於香港註冊成立之有限公司而言，不活動意指該公司在某一會計年度沒有會計交易。與“不活動”的意思不同，“沒有業務” 一詞並沒有任何法律層面的意思。沒有會計交易的意思是沒有需要記錄於公司賬目的交易。於註冊成立時公司股東支付予公司的註冊資本及公司註冊成立後所支付的用於維持公司註冊地位的費用不屬於《公司條例》所定義的重要會計交易。
沒有業務的公司完全不同於“不活動公司”。 字面上，沒有業務的公司可以是停止其所經營的業務，但它可以有其他會計交易需要記錄於其賬目上，因此該公司並非法律層面上所定義的“不活動公司”。不活動公司”必須是沒有會計交易，除了某些可以被括免的特定支出項目。
公司可能出於各種原因而處於不活動狀態，例如保留公司名稱，為將來的項目作準備，或以公司來持有資產或知識產權。
申請成為不活動公司的另一個原因是為了以最低的維護成本保留沒有業務的公司。根據《公司條例》第5條之規定，“不活動公司”可以獲得以下豁免：
- 提交周年申報表及舉行周年股東大會（第663及611條）
- 編制經審計之財務報表及委任/辭職/辭退審計師（第447條）
只要公司的管理人員認為有需要，公司可以無限期保留其不活動狀態。例如，如果公司只是需要阻止其他人士使用該公司之名稱。然而，在保留“不活動公司”狀態期間，公司依然需要提交某些維護費用。
要申請成為不活動公司，公司必須通過一項特別決議以授權董事發出法定聲明並將該聲明提交到公司註冊處，以表明該公司將被視為不活動公司。
通過《公司條例》第5條所規定之程序而處於不活動狀態期間，公司不得進行任何會計交易，即《公司條例》第373條規定需要備存會計紀錄之交易。會計記錄必須包含以下內容：
- 公司每日所有收支款項的記錄，及該收支所有相關事宜；
- 公司的資產及債務的紀錄。
《公司條例》第2條亦特別指明，根據法規而需要支付的費用並不屬於會計交易。
如果不活動公司違反上述條款，該公司將會由進行會計交易日期起不再獲得任何豁免。並且，任何知道或應該知道該交易的股東以及所有董事都須就該會計交易而產生之公司債務承擔個人責任。
休眠公司的高級人員的職責與正常營運公司的高級管理人員的職責相同。 董事和秘書代表股東或成員管理公司。 除日常事務外，他們負責召開會議並確保所有必需申報的表格及其他文件在到期日之前送達公司註冊處。
按照法例規定，不活動公司仍然需要：六、 終止不活動公司狀態
1、
持續委任最少一名董事，一名股東，及具有一個註冊地址；
2、
就公司的任何變更向公司註冊處登記備案；
3、
更新商業登記證及向香港政府繳納指定金額的商業登記費；及
4、
提交利得稅報稅表（如稅務局已經發出該報稅表）。
如果公司將要重新開始營業，公司可以透過提交法定聲明向公司註冊處處長申請終止其不活動狀態。
在公司終止不活動狀態之前，公司董事必須向公司註冊處提交一份法定聲明以宣告公司打算進行會計交易。於當日起，公司正式終止其不活動狀態，並必須遵照各項適用於一般有營運公司的規定。
《公司條例》第5條不適用於非私人公司或以下公司：
1、
《銀行業條例》(第155章)第2(1)條所界定的認可機構；
2、
《保險業條例》(第41章)第2(1)及(2)條所界定的保險人；
3、
根據《證券及期貨條例》(第571章)第V部獲發牌經營該條例附表1第1部第1條所界定的受規管活動的業務的法團；
4、
第3項所述的法團屬《證券及期貨條例》(第571章)第VI部所指的有聯系實體；
5、
《強制性公積金計劃條例》(第485章)第2(1)條所界定的核準受托人；
6、
屬第1、2、3、4或5項公司的附屬公司；或
7、
在緊接有關特別決議通過之前5年內的任何時間曾屬第1、2、3、4、 5或6項所指的公司。
換言之，一家非私人公司，或者是私人公司，但是該私人公司在過去五年中的任何一個時間曾經屬於上述類別的任何其中一類，都不可以申請成為“不活動公司”。
如果您在公司不活動期間已經不再需要該公司，那麽您可以向香港公司註冊處申請撤銷註冊該公司或申請以“自願性清盤”程序解散該公司。在公司沒有負債或其它債務的情況下，您可以申請撤銷註冊該公司。然而，如果公司持有資產多於債務，您則可選擇以自願清盤形式解散該公司。
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